Wsparcie merytoryczne i techniczne przy realizacji kampanii marketingowej w ramach realizacji działań pilotażowych w zakresie projektu unijnego SMACKER

I  INFORMACJE OGÓLNE
 
Głównym celem projektu SMACKER jest zmniejszenie różnic między peryferyjnymi obszarami (suburbiami) a wzajemnie połączonymi miejskimi obszarami europejskimi, poprzez promowanie bardziej ekologicznych zachowań transportowych i lepszą, bardziej zintegrowaną ofertę usług transportowych.
Obszarem pilotażowym dla Gdyni jest dzielnica Chwarzno-Wiczlino – peryferyjny obszar Miasta,               z najbardziej dynamicznym rozwojem i wzrostem liczby mieszkańców.
 
W ramach realizacji projektu pilotażowego w zakresie projektu SMACKER, na Chwarznie Wiczlinie w 2020r. zainstalowano 4 ekrany e-papierowe w wiatach przystanków transportu zbiorowego, zamontowano 12 ławek oraz 1 wiatę przystankową przy ul. Bryla. W wybranych lokalizacjach na obszarze dzielnicy, teren bezpośrednio sąsiadujący z przystankami transportu zbiorowego zagospodarowano zielenią poprzez dodatkowe nasadzenia.
 
W 2021r. planowane jest wdrożenie zmian w funkcjonowaniu wybranych linii transportu zbiorowego obsługujących obszar Chwarzna Wiczlina, mające na celu usprawnienie oferty transportu zbiorowego i dostosowanie jej do potrzeb mieszkańców oraz zwiększenie dostępności transportowej obszaru.
 
W związku z powyższym, w okresie marzec-październik 2021r. przewidziana jest kampania informacyjno-marketingowa promująca transport zbiorowy w dzielnicy i zachęcająca do korzystania  z niego przez mieszkańców w codziennych podróżach.
 
II. ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
 
1.      Przedmiot zamówienia obejmuje wsparcie merytoryczne i techniczne przy realizacji kampanii marketingowej w ramach realizacji działań pilotażowych w zakresie projektu unijnego SMACKER.
2.     Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu unijnego SMACKER (Soft Measures and Actions for behavioural Change and Knowledge to Embrace peripheral and Rural areas), współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, ze środków programu Interreg Europa Środkowa.
3.  W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
     A. współpracowania zasad oraz regulaminu konkursu dla pasażerów transportu zbiorowego  
           z   obszaru pilotażowego projektu - Chwarzna Wiczlina
Wykonawca we współpracy z Zamawiającym opracuje zasady oraz regulamin konkursu dla   
 pasażerów transportu zbiorowego z obszaru pilotażowego projektu. Regulamin konkursu powinien   
 zawierać zagadnienia takie jak:
 - Cel i założenia ogólne
- Zgłoszenie uczestnictwa
- Zasady przyznawania nagród
- Ochrona danych osobowych
Nagrodami w konkursie będą zachęty wyszczególnione w pkt. D, których zakup oraz dystrybucja   
 leżą po stronie Wykonawcy.
B.  projektu graficznego, przygotowania do druku oraz wydruku materiałów informacyjnych nt. transportu zbiorowego w dzielnicy
Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do projektu graficznego materiałów informacyjnych nt. projektu SMACKER oraz transportu zbiorowego  w dzielnicy.
Wsad merytoryczny do ww. projektu leży po stronie Zamawiającego.
Materiały informacyjne obejmować będą: ulotkę nt. projektu SMACKER w formacie A5, ulotkę nt. parkingów buforowych w formacie A5 oraz folder informacyjny nt. transportu zbiorowego w dzielny w formacie A4 łamany do A5 (lub A4 dwukrotnie łamany).
      Projekt materiałów informacyjnych musi przed przygotowaniem do druku uzyskać akceptację    
      Zamawiającego.
      Wykonawca powinien przekazać projekt materiałów informacyjnych drogą elektroniczną na adres:    
      a.pawlowska.gdynia.pl oraz k.marszalkowska@gdynia.pl.  
      Zamawiający ma 3 dni robocze na wniesienie uwag do przesłanego projektu.
 
      Zaakceptowany przez Zamawiającego projekt materiałów informacyjnych powinien następnie   
      zostać przygotowany do druku przez Wykonawcę.
 
 
 
Wydruk obejmować będzie 1000 szt. każdego z ww.
Przygotowanie materiałów do druku oraz druk leży po stronie Wykonawcy.
 
Specyfikacja druku:
papier o gramaturze min. 200 g/m2 typu kreda błysk, druk dwustronny, pełnokolorowy – tzw. 4+4,)
 
Zamawiający otrzyma próbkę wydrukowanych materiałów informacyjnych do akceptacji, w terminie umożliwiającym terminową realizację przedmiotu zamówienia.
 
 
C. zakupu zachęt i nagród, mających na celu promocję transportu zbiorowego wśród mieszkańców dzielnicy
a)  0 szt. voucherów do Teatru Miejskiego im. W. Gombrowicza  
Voucher powinien być na kwotę  min. 100 zł (wejściówka dla 2 osób) i umożliwiać realizację w terminie do roku od jego zakupienia.
b)   10 szt. voucherów do Teatru Muzycznego im. D. Baduszkowej  
Voucher powinien być na kwotę min. 100 zł (wejściówka dla 2 osób) i umożliwiać realizację w terminie do roku od jego zakupienia.
c)  10 szt. voucherów do gdyńskich lokali gastronomicznych – kawiarni/ restauracji
Wykonawca opracuje listę gdyńskich lokali gastronomicznych, którą przekaże Zamawiającemu do akceptacji.
Lista powinna zawierać przynajmniej 3 różne gdyńskie lokale gastronomiczne.
Każdy voucher powinien być na kwotę 100 zł i umożliwiać realizację w terminie do roku od jego zakupienia.
d) 10 szt. biletów do Gdyńskiego Centrum Filmowego
Bilety powinny obejmować podwójny bilet na okaziciela, umożliwiający udział w wybranym przez Zwycięzcę seansie w okresie do roku od zakupu biletu.
e) 10 szt. biletów okresowych miesięcznych na okaziciela
Bilety okresowe na okaziciela powinny obejmować: linie zwykłe, okres miesiąca, z uwzględnieniem wszystkich dni tygodnia, tj. dni od poniedziałku - niedzieli.
f) 10 szt. biletów do Gdyńskiego Centrum Kultury
Bilety powinny obejmować podwójny bilet na okaziciela, umożliwiający udział w wybranym przez Zwycięzcę seansie w okresie do roku od zakupu biletu.
g) 10 szt. voucherów do Księgarni Vademecum
Każdy voucher powinien być na kwotę 100 zł i umożliwiać realizację w terminie do roku od jego zakupienia.
h) 10 szt. voucherów do Księgarni Rodzinnej Szymelka
Każdy voucher powinien być na kwotę 100 zł i umożliwiać realizację w terminie do roku od jego zakupienia.
i) 10 szt. voucherów do Centrum Nauki Experyment
Każdy voucher powinien być na kwotę 100 zł i umożliwiać realizację w terminie do roku od jego zakupienia.
j) 10 szt. kubków termicznych stalowych Gdynia
Gdyńskie kubki termiczne dostępne są online pod adresem: www. sklep.gdynia.pl
D. prowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach społecznościowych z publikacją zdjęć osób jeżdżących w TZ z opisem ich doświadczeń w podróży w okresie od 1 marca - 30 października 2021r.
Wykonawca w tym celu otrzyma dostęp do profilu z możliwością wstawiania postów. Zamawiający przewiduje publikację minimum 2 postów na tydzień. Posty będą zawierać zdjęcia. Opracowanie postów leży po stronie Zamawiającego.
Wykonawca jest zobowiązany do wykupienia promocji 10 wskazanych przez Zamawiającego postów ze zdjęciami z profilu Mobilna Gdynia na portalu społecznościowym Facebook.com. W każdym przypadku promocja postu ma trwać 2 dni kalendarzowe i trafiać do max. 10 tysięcy osób, ze szczególnym uwzględnieniem grupy docelowej – mieszkańców Chwarzno Wiczlino.
E. zakupu elementów wchodzących w skład „pakietu powitalnego” dla nowych mieszkańców dzielnicy Chwarzno-Wiczlino
Wszyscy, którzy zarejestrują się jako nowi mieszkańcy dzielnicy Chwarzno-Wiczlino otrzymają dodatkowo „pakiet powitalny”. Dystrybucja pakietu powitalnego leży po stronie Zamawiającego.
W związku z tym, Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do zakupu:
a)     1 000 szt. skarpetek gdyńskich w trolejbusy
Skarpetki gdyńskie dostępne są online pod adresem: www. sklep.gdynia.pl
b)     1 000 szt. zasłonek na kamerkę w laptopie z motywem gdyńskim
Zasłonki na kamerkę w laptopie z motywem gdyńskim dostępne są online pod adresem: www. sklep.gdynia.pl
c)     1 000 szt. kominów (bufów) z motywem trolejbusów/autobusów gdyńskich
Kominy (Bufy) z motywem gdyńskich trolejbusów/autobusów dostępne są online pod adresem: www. sklep.gdynia.pl
 
Zamawiający dopuszcza zamianę ww. elementów wchodzących w skład ”pakietu powitalnego” na równoważne, po uzgodnieniu z Wykonawcą.
 
4. Wszystkie elementy przedmiotu zamówienia wskazane powyżej powinny zostać dostarczone Zamawiającemu na adres: 10 lutego 33, 81-364 Gdynia.
5. Szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia zostanie uzgodniony z Wykonawcą w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy.
6. Zamawiający zastrzega sobie, że w przypadku zakupu zachęt i nagród wchodzących w skład realizacji przedmiotu zamówienia, opłata ewentualnych podatków oraz innych należności uwarunkowanych prawem leży po stronie Wykonawcy.
 
III.  WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
 
1.           Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 24 ust 1 pzp.
2.           Wykonawca jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym.
3.           Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie w realizacji kampanii marketingowej o wartości brutto min. 50 000 zł;
4.           Wykonawca posiada doświadczenie w kampaniach promujących transport zbiorowy lub zrównoważoną mobilność - warunek dodatkowy.
IV. ZAWARTOŚĆ I OCENA OFERT
 
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: k.marszalkowska@gdynia.pl  do dnia  07.01.2021r. do godziny 12:00.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Zamawiający może wezwać Wykonawcę w wyznaczonym terminie do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.
4.  Oferta powinna zawierać:
a. Poprawnie wypełniony formularz ofertowy i cenowy, stanowiący załącznik do zapytania ofertowego. Cenę podaną w ofercie (brutto), należy określić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w PLN;
b. wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Dowodami, o których mowa wyżej są:
- oświadczenie Wykonawcy,
- referencje.                                              
5.  Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną oferty brutto.
6. W toku badania ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów w terminie wskazanym przez Zamawiającego oferta zostanie odrzucona.