Świadczenie usługi cateringowej dla uczestników projektu pn. „System wsparcia zatrudnienia dla Miasta Gdyni i obszaru ZIT – etap I”

ZAPYTANIE OFERTOWE
 
na: świadczenie usługi cateringowej dla uczestników projektu pn. „System wsparcia zatrudnienia dla Miasta Gdyni i obszaru ZIT – etap I” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020.

MPC.271.51.2018


1. Rodzaj zamówienia: usługa

2. Zamawiający
Gmina Miasta Gdyni
Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54
81-382 Gdynia, woj. pomorskie
NIP 586-231-23-26
www.gdynia.pl
Wydział prowadzący postępowanie: Wydział Polityki Gospodarczej
tel.: 58 668 20 16
fax:  58 668 20 11
e-mail: politykagospodarcza@gdynia.pl
Godziny urzędowania: 8.00 – 16.00 (oprócz sobót, niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy)

3. Przedmiot zamówienia
3.1. Przedmiotem niniejszego zapytania jest usługa cateringowa podczas warsztatów/szkoleń organizowanych przez Zamawiającego w ramach projektu pn. „System wsparcia zatrudnienia dla Miasta Gdyni i obszaru ZIT – etap I”. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego - Opis przedmiotu zamówienia.
3.2. Kody CPV:
55321000-6 – usługi przygotowywania posiłków
55520000-1 – usługi dostarczania posiłków

4. Termin wykonania zamówienia
4.1. Wymagany termin wykonania zamówienia od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2018r.
4.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięć ww. terminu.

5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
5.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:
5.1.1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, to jest posiadanie uprawnienia do wykonywania działalności objętej ofertą tzn. posiadają zezwolenia na prowadzenie działalności gastronomicznej oraz zgodę właściwej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej i inne niezbędne pozwolenia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie „spełnia/nie spełnia”.
5.1.2. Wiedza i doświadczenie;
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania doświadczenia w świadczeniu usług cateringowych będących przedmiotem zamówienia, tj. wykażą, że w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadzili co najmniej 3 usługi cateringowe dla minimum 10-osobowej grupy każda, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie „spełnia/nie spełnia”.  
5.2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania:
5.2.1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są podmioty, które powiązane są z Zamawiającym i jego jednostkami organizacyjnymi osobowo lub kapitałowo.

6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie ma dostarczyć Wykonawca w celu potwierdzenia, że spełnia warunki udziału w postępowaniu.
6.1. Oświadczenia i dokumenty, jakie ma dostarczyć Wykonawca w celu wstępnego potwierdzenia, że spełnia warunki udziału w postępowaniu.
6.1.1. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego),
6.1.2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego),
6.1.3. Odpis z rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej,
6.1.4. Odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do takiego rejestru lub ewidencji. W przypadku, gdy rejestr jest dostępny publicznie nie wymaga się złożenia tego dokumentu (dotyczy np. rejestru przedsiębiorców KRS, CEIDG),
6.1.5. Dokumenty podmiotów zagranicznych
Dla podmiotów zagranicznych wymagany jest dokument potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.
Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się ww. dokumentów, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem.
W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.
6.2. Wszystkie oświadczenia, o których mowa w pkt 6.1.1. i 6.1.2., składane są w oryginale, zaś dokumenty, o których mowa w pkt 6.1.3. - 6.1.5. mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem
6.3. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

7. Wykonawcy występujący wspólnie
7.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W takim przypadku, do oferty należy załączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.
7.2. W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, badanie braku podstaw do wykluczenia przeprowadzane będzie w odniesieniu do każdego z wykonawców. Natomiast spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oceniane będzie łącznie.
7.3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.

8. Sposób przygotowania oferty
8.1. Wymagania ogólne
8.1.1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
8.1.2. Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w zapytaniu ofertowym.
8.1.3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane zgodnie z zapytaniem ofertowym dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, że wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.
8.1.4. Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta powinna zostać podpisana w sposób umożliwiający zidentyfikowanie osoby, która ofertę podpisała.
8.1.5. Wskazane jest, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki, były parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Poprawki dokonane w ofercie muszą być czytelne.
8.2. Oferta składa się z:
8.2.1. formularza oferty (wzór formularza oferty został określony został w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego),
8.2.2. oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego),
8.2.3. oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego),
8.2.4. odpisu z rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej,
8.2.5. pełnomocnictwa wskazującego, że osoba występująca w imieniu Wykonawcy lub Wykonawca występujący w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jest do tego upoważniona, jeżeli nie wynika to z dokumentów potwierdzających zasady reprezentacji. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału bądź notarialnie potwierdzonej kopii.
8.3. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej.

9. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert oraz termin związania ofertą       
9.1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w jeden z następujących sposobów:
9.1.1. w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej, 81-364 Gdynia, ul. 10 Lutego 24, pokój nr 05,
9.1.2. w formie elektronicznej na adres: politykagospodarcza@gdynia.pl .
9.2. Termin składania ofert upływa w dniu 01.10.2018 r., godz. 12.00.
9.3. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
9.4. Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrzone.

10. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami i formie przekazywania oświadczeń lub dokumentów oraz wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami.
10.1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w pkt 2 zapytania ofertowego.
10.2. W przypadku przekazywania korespondencji mailem każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt jej otrzymania.
10.3. Pracownikiem uprawnionym do kontaktów z wykonawcami jest: Monika Antkowiak – stanowisko: inspektor tel.: 58 668 20 16; od poniedziałku do piątku w godz. od 08.00 do 16.00.
10.4. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia zapisów zapytania ofertowego.
10.5. Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści zapytania ofertowego kierując swoje zapytania pisemnie lub mailem na adres/adres e-mail Zamawiającego, podany w pkt 2 zapytania ofertowego.
10.6. Zamawiający udzieli wyjaśnień, o których mowa w pkt 10.5, niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
10.7. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 10.6., lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania.
10.8. Ewentualne przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 10.6.
10.9. Jeżeli w wyniku zmiany treści zamówienia, nieprowadzącej do zmiany treści zapytania ofertowego, niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Wykonawców, którym przekazano zapytanie ofertowe, oraz zamieści o tym informację na stronie internetowej, na której zamieszczono zapytanie ofertowe.

11. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
11.1. Cenę oferty należy podać w wartości netto i brutto.
11.2. Cenę należy określić na podstawie wypełnionego formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
11.3. W zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego cena oferty (wynagrodzenie Wykonawcy) wyrażona zostanie w złotych polskich i rozliczana będzie w złotych polskich.
11.4. Cena oferty musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia.
11.5. Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia nie ulegnie zmianie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT.
11.6. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
11.7. Sposób poprawienia przez Zamawiającego oczywistych omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w następujący sposób: jeżeli cenę za przedmiot zamówienia podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się za prawidłową cenę podaną liczbą.

12. Kryteria oceny ofert i wybór oferty najkorzystniejszej
12.1. Kryteria oceny ofert:
12.1.1. Cena (C) - waga kryterium 60%
12.1.2. Aspekty społeczne (A) - waga kryterium 40%
12.2. Sposób oceny ofert:
12.2.1. w kryterium „Cena”:
Maksymalną liczbę punktów w tym kryterium 10 pkt otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę całkowitą brutto za wykonanie zamówienia podaną przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), natomiast pozostali wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów obliczoną zgodnie z poniższym wzorem:
C =  Cmin/Cof x 10
gdzie:
Cmin – oznacza najniższą cenę z zaoferowanych
Cof – oznacza cenę w badanej ofercie
Uzyskane w ten sposób punkty będą pomnożone przez współczynnik odpowiadający wadze tego kryterium.
12.2.2. w kryterium „Aspekty społeczne”:


Przyznane zostanie od 0 do 10 punktów (według skali podanej w tabeli powyżej). Uzyskane w ten sposób punkty będą pomnożone przez współczynnik odpowiadający wadze tego kryterium.
W celu potwierdzenia zatrudnienia osób z niepełnosprawnością przy realizacji zamówienia Wykonawca w formularzu oferty (załącznik nr 1) składa oświadczenie o zatrudnianiu takich osób na dzień składania ofert.
 
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (P) wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem:
P= C + A
gdzie:
P – oznacza łączną liczbę punktów oferty ocenianej
C – oznacza liczbę punktów uzyskanych w kryterium „Cena”
A – oznacza liczbę punktów uzyskanych w kryterium „Aspekty społeczne”
 
12.3. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, gdy:
a) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;
b) gdy oferta narusza przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
d) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych;
e) Wykonawca nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu.     

13. Formalności, jakie należy dopełnić przed podpisaniem umowy
13.1. O miejscu i terminie zawarcia umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana zostanie poinformowany odrębnym zawiadomieniem.
13.2. Umowa zostanie zawarta na ogólnych warunkach określonych we wzorze umowy, który stanowi Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
13.3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

14. Zmiany postanowień umowy
14.1. Strony dopuszczają możliwość dokonywania wszelkich nieistotnych zmian umowy, wszelkich zmian dopuszczalnych z mocy prawa i nie możliwych do przewidzenia w dniu publikacji zapytania ofertowego.
14.2. W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia publicznego zastrzega się możliwość dokonania niniejszych zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć:
a) okresu i harmonogramu realizacji umowy,
b) ostatecznej liczby usług do zrealizowania,
c) ostatecznej liczby uczestników,
d) zwiększenia wartości zamówienia w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonego w umowie.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca realizacji usługi, z przyczyn uwzględniających potrzeby prawidłowej realizacji projektu.

15. Pozostałe postanowienia
15.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego zapytania ofertowego na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.
15.2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia w przypadku zmian wynikających ze zmiany umowy o dofinansowanie lub wytycznych, które mają zastosowanie w projekcie.

16. Ochrona danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
• administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Prezydent Miasta Gdyni z siedzibą al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, e-mail: umgdynia@gdynia.pl, tel.: +48 58 66 88 000;
• inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Gdyni jest Pani Danuta Pietrzak, e-mail: iod@gdynia.pl, adres do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marsz. J. Piłsudskiego 52-54;
• dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usługi cateringowej dla maksymalnie 33 uczestników/-czek projektu „System wsparcia zatrudnienia dla miasta Gdyni i obszaru ZIT – etap I”.
• odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp; 
• dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, do dnia 31 grudnia 2028 r.;
• obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio Wykonawcy dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
• w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• Wykonawca posiada:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych Wykonawcy *;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **; 
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
• Wykonawcy nie przysługuje:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 
Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym ogłoszeniu przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania oferty.
 
Wykaz załączników do zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1 – Formularz oferty
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu  
Załącznik nr 4 – Opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 5 – Wzór umowy