Zapytanie Ofertowe na zakup prasy codziennej i czasopism specjalistycznych dla UM Gdyni na 2023 rok

Gdynia dn, 14.12.2022 r.

Zamawiający Gmina Miasta Gdyni zaprasza do złożenia oferty na:
Dostawę prasy codziennej i czasopism specjalistycznych dla Urzędu Miasta Gdyni w 2023 r.

ZAPYTANI E OFERTOWE
do zamówienia o wartości mniejszej niż 130 000 PLN netto
nr sprawy SOB.271.17.2022
 
I.        Dane Zamawiającego.
1.             Gmina Miasta Gdyni, al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia
NIP 586 231 23 26, REGON 191 675 557
2.             Godziny urzędowania: 8:00 – 16:00 (oprócz sobót, niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy)
3.             Wydział prowadzący zamówienie: Wydział Organizacyjny - Biblioteka
4.             Osoby upoważnione do kontaktu:
Mariola Neubert, tel. 58 668 8620, Paweł Kurski, tel. 58 668 8621
5.             Adres e-mail:  wydz.organizacyjny@gdynia.pl
6.             Adres strony internetowej Zamawiającego:  https://bip.um.gdynia.pl
7.             Adres Platformy Portal Smart PZP: https://portal.smartpzp.pl/umgdynia zwana dalej „Platformą”
 
II.       Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami.
Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się w formie elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej e-mail,
 
III.      Opis przedmiotu zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest:
1.       Dostawa prasy codziennej i czasopism specjalistycznych dla Urzędu Miasta Gdyni w 2023 r. 
2.       Określenie przedmiotu zamówienia za pomocą nazw i kodów ze Wspólnego Słownika  Zamówień CPV:
Kod CPV
22200000-2
3.     Przedmiot zamówienia został opisany w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego „Opis Przedmiotu Zamówienia” (dalej jako „OPZ”) oraz projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik             nr  2 do Zapytania Ofertowego.
 
IV.      Termin wykonania zamówienia.
1.       Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia został zrealizowany przez Wykonawcę w terminie od 01.01.2023 r. do 31.12.2023 r.
2.       Szczegółowe zagadnienia dotyczące terminu realizacji umowy uregulowane są w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego.
 
V.       Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.
1.       Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się za  pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w rozdziale I pkt 5 Zapytania Ofertowego.
 
VI.     Informacja o warunkach udziału.
1.         O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1.1.   zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie:
                    Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. 
1.2.  sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
        Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. 
1.3.   uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
                    Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. 
1.4.  zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
                    Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
 
VII.   Opis sposobu przygotowania ofert.
1.              Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2.              Ofertę należy sporządzić w języku polskim. Jeżeli któryś z wymaganych dokumentów składanych przez Wykonawcę jest sporządzony w języku obcym, dokument taki należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. 
3.              Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej.
Przez formę elektroniczną rozumie się przesłanie w terminie skanu formularza ofertowego wraz ze skanem wymaganych formularzy/załączników podpisanych przez Wykonawcę. Zamawiający dopuszcza również podpisanie dokumentów podpisem zaufanym, podpisem osobistym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4.              Dokumenty/Oświadczenia składające się na ofertę: zamówienie na prasę i czasopisma specjalistyczne dla Urzedu Miasta Gdyni na 2023 r.
4.1.  Formularz Oferty – Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego;
4.2.  Formularz Cenowy – Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego;
4.3.  Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy):
a.                           Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy;
b.                           W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty;
5.              W przypadku zastrzeżenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 26 czerwca 2003 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca ma obowiązek wydzielić z oferty te informacje. Odpowiednie oznaczenie zastrzeżonej treści oferty spoczywa na Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, pod rygorem możliwości ich odtajnienia.
 
VIII.   Sposób oraz termin składania  i otwarcia ofert. Termin związania z ofertą.
1.         Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 19.12.2022 r. do godz. 12.00 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w Rozdziale I pkt 5 Zapytania Ofertowego
2.         Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
 
IX.     Sposób obliczenia ceny.
1.              Wykonawca określi w treści oferty wartość netto, stawkę podatku VAT, których suma stanowić będzie cenę ryczałtową brutto (liczbowo i słownie) w złotych polskich (PLN). Stawka podatku VAT musi być określona zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 poz. 685 z późn. zm.).
2.              Cenę oferty należy ustalić w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3.             Cena oferty musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia.
4.             Zamawiający poprawi w ofercie:
– oczywiste omyłki pisarskie,
– oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
– inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego,
niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
 
X.      Opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
1.              Kryteria oceny ofert i ich waga:
1.1.        Cena oferty brutto (C)                                                              waga kryterium - 100%
2.              Sposób oceniania ofert: 
2.1.         w kryterium cena oferty brutto:
Maksymalną liczbę punktów w tym kryterium (100 pkt) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie całości zamówienia podaną przez Wykonawcę w Formularzu Oferty (Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego), natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów obliczoną zgodnie z poniższym wzorem:
(C min/C of) x 100 =     C - liczba punktów otrzymanych w kryterium cena
      C min – najniższa cena z zaoferowanych
      C of – cena w badanej ofercie
3.         Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.
 
XI.     Podstawy wykluczenia.
         Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę w okolicznościach wskazanych na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. poz. 835) .
 
XII.    Pozostałe postanowienia.
1.         Zamawiający zastrzega sobie:
1.1.   prawo do odwołania/unieważnienia zapytania ofertowego;
1.2.    prawo do odstąpienia od zawarcia umowy po wyborze oferty najkorzystniejszej.
2.         Zamawiający może wezwać Wykonawcę do uzupełnienia lub poprawienia dokumentów, jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać takich poprawek samodzielnie. Powyższe nie stanowi obowiązku Zamawiającego.
3.         Zamawiający może wezwać Wykonawcę do udzielenia wyjaśnień treści złożonej oferty. Powyższe nie stanowi obowiązku Zamawiającego.
 
 
XIII. Ochrona danych osobowych.
Stosownie do art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1.       Administratorem danych osobowych Oferenta lub jego upełnomocnionych przedstawicieli jest Gmina Miasta Gdyni reprezentowana przez Prezydenta Miasta Gdyni. Siedziba Administratora: al. M. Piłsudskiego 52/54, umgdynia@gdynia.pl, tel.: +48 58 626 26 26. Reprezentowana przez sekretarza miasta – Rafała Klajnerta, na podstawie upoważnienia udzielonego zarządzeniem nr 1187/19/VIII/S Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 01.08.2019 r. w sprawie powierzenia sekretarzowi miasta Rafałowi Klajnertowi prowadzenia spraw Miasta Gdyni oraz upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Prezydenta Miasta Gdyni,
2.     W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych za pośrednictwem e-mail: iod@gdynia.pl; adres do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54.
3.     Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami  art.44 ust.2 i 3  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
4.     Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, podmioty świadczące usługi z zakresu serwisu i asysty technicznej systemów informatycznych i programów dziedzinowych w Urzędzie Miasta Gdyni oraz operator pocztowy, z którym zawarta została umowa na świadczenie usług pocztowych i kurierskich.
5.       Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu osiągnięcia celu, w jakim je pozyskano, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych, tj.5 lat.
6.       Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Oferenta
do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem Oferenta z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.
7.       W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8.       W związku z przetwarzaniem danych osobowych Administrator nie przewiduje przekazania ich do krajów trzecich, poza Europejski Obszar Gospodarczy, ani do organizacji międzynarodowych.
9.       Osoby, których dane osobowe dotyczą, posiadają:
a)  na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
b)    na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
c)  na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych   osobowych. Skorzystanie z tego prawa nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania,
d)   prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż         przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. W odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Oferenta (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.), Oferent zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w tym do przekazania im informacji odnośnie administrowania ich danymi przez Zamawiającego.
 
 
 
            Załączniki stanowiące integralną część Zapytania Ofertowego:
Załącznik nr 1
Opis Przedmiotu Zamówienia
Załącznik nr 2
Projektowane postanowienia umowy
Załącznik nr 3
Formularz Oferty
Załącznik nr 4
Formularz Cenowy

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Mariusz Szpaczyński
Wprowadził informację: Mariola Neubert
Ostatnio zmodyfikował: Mariola Neubert
Data wytworzenia informacji: 14.12.2022
Data udostępnienia informacji: 14.12.2022
Ostatnia aktualizacja: 16.12.2022
Data aktualizacji Czynność Osoba
16.12.2022 12:10 Dodanie informacji Mariola Neubert