Świadczenie usługi obejmującej wysyłkę krótkich wiadomości tekstowych SMS do użytkowników wybranych usług Urzędu Miasta Gdyni za pomocą dostarczonego API oraz Panelu

1. Zamawiający:

Urząd Miasta Gdyni
Gdyńskie Centrum Kontaktu
81-382 Gdynia, al. marsz J. Piłsudskiego 52/54
tel. 58 626 26 26
NIP: 586-231-23-26
Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:
Michał Kowalski – Zastępca naczelnika wydziału Gdyńskie Centrum Kontaktu,
tel. 58 527 35 52,
e-mail: m.kowalski@gdynia.pl

2. Tytuł postępowania:

Świadczenie usługi obejmującej wysyłkę krótkich wiadomości tekstowych SMS do użytkowników wybranych usług Urzędu Miasta Gdyni za pomocą dostarczonego API oraz Panelu.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę Usługi SMS polegającej na: uruchomieniu i udostępnieniu systemu komunikacji elektronicznej przeznaczonego do obsługi automatycznej wysyłki i odbioru wiadomości SMS;

1. Świadczenie usług zapewniających dwukierunkową komunikację za pomocą SMS w oparciu o połączenie aplikacji / systemów teleinformatycznych z Aplikacją SMS poprzez API SMS;
2. Zamawiający może wykorzystać API SMS do połączenia jednej lub więcej aplikacji /
3. systemów teleinformatycznych pozostających w dyspozycji Zamawiającego;
4. Do wysyłki SMS udostępnione zostaną dwa oddzielne konta:

• Konto do powiadomień SMS o odbiorze odpadów segregowanych w dzielnicy,
• Konto do powiadomień SMS dla wybranych usług Urzędu Miasta Gdyni.

   5. Panel administracyjny przeznaczony do zarządzania miejskim serwisem sms, musi zawierać następujące funkcje i właściwości:

• Możliwość swobodnego dostępu do panelu administracyjnego zabezpieczonego hasłem za pomocą przeglądarki internetowej, przy użyciu protokołu HTTPS,
• Możliwość samodzielnego dodawania, edytowania i wysyłania kampanii smsowych do odbiorców indywidualnych lub grup odbiorców,
• Możliwość podziału odbiorców na poszczególne grupy tematyczne,
• Etykietowanie SMS (możliwość zdefiniowania indywidualnego nagłówka dla wszystkich wiadomości wysyłanych z systemu),
• Możliwość programowania czasu wysyłki wiadomości (wysyłanie jednorazowe oraz okresowe). Zamawiający będzie miał możliwość zdefiniowania wiadomości, która zostanie wysłana o określonym czasie w przyszłości (data, godzina) do wybranej grupy, grup lub numerów podanych ręcznie w formularzu wysyłki. System umożliwi pełną modyfikację zaplanowanej wysyłki, w tym jej usunięcie,
• Możliwość zastępowania polskich znaków diakrytycznych oraz znaków specjalnych w treści SMS wprowadzanej przez operatora na ich odpowiedniki (ą->a, ć->c itp.),
• Możliwość wglądu w statystyki zawierające ilość wysłanych kampanii, poszczególnych smsów, liczby użytkowników, itp.,
• Szczegółowe statystyki dotyczące wysłanych wiadomości SMS, wiadomościach dostarczonych, oczekujących na dostarczenie, błędach związanych z wysyłką SMS,
• Import/eksport grup odbiorców do serwisu i z/do pliku.

    6. Zamawiający nie jest w stanie podać liczby całkowitej wiadomości SMS, jakie wyśle w trakcie obowiązywania umowy, ale przewiduje się, że będzie to ilość rzędu około 700 000 smsów (160 znaków).
    7. Podstawowymi typami wysyłanych wiadomości będą Wiadomość PRO o maksymalnej objętości 160 znaków bez polskich liter, zaopatrzony w indywidualny nagłówek UM GDYNIA wyświetlany w polu numeru nadawcy (zamiast numeru nadawcy),
Wysyłka wiadomości SMS o objętości powyżej 160 znaków bez polskich liter odbywa się przez podział i wysyłkę wiadomości SMS o maksymalnej objętości 160 znaków bez polskich liter;
   8. Wiadomości będą wysyłane do odbiorców mających telefon w dowolnej krajowej sieci GSM;
   9. Wykonawca uruchomi całkowitą blokadę wysyłania jakichkolwiek SMS-ów premium (np. na numery 7xxx, 7xxxx, 9xxxx);
  10. Wykonawca zapewni świadczenie usług w trybie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. SLA wynosi minimum 99%.
  11. Maksymalna przerwa w dostępności: 6 godzin w ciągu miesiąca;
  12. Wykonawca zapewni wsparcie telefoniczne (Help Desk) i za pośrednictwem poczty elektronicznej obejmujące:

• konsultacje w godzinach od 8 do 16 w dni robocze;
• maksymalny czas na połączenie się z konsultantem (wsparcie telefoniczne) – do 15 minut;
• przyjmowanie oraz obsługę zgłoszeń o awariach w sytuacji niepoprawnego działania świadczonej usługi – w trybie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku.

4. Termin wykonania zamówienia:

Od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

5. Termin związania ofertą:

Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

6. Kryteria oceny

1. Zamawiający przewiduje następujące kryteria oceny ofert: Suma punktów = cena brutto za Wiadomość PRO (160 znaków) z nagłówkiem 100%
2. Sposób oceniania ofert w kryterium cena oferty brutto: maksymalną liczbę punktów (100 pkt) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie zamówienia podaną przez Wykonawcę w Formularzu Oferty (załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego), natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów obliczoną zgodnie z poniższym wzorem:

(C min/C of) x 100 = C - liczba punktów otrzymanych w kryterium cena
C min – najniższa cena z zaoferowanych
C of – cena w badanej ofercie

   3. Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,   zgodnie z zasadami arytmetyki.

7. Sposób obliczenia ceny

1. Wykonawca określi w treści oferty wartość netto, stawkę podatku VAT, których suma stanowić będzie cenę brutto (liczbowo i słownie) w złotych polskich (PLN). Stawka podatku VAT musi być określona zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 poz. 685 z późn. zm.).
2. Cenę oferty należy ustalić w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Cena oferty musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia.
4. Jeżeli cenę za przedmiot zamówienia podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się za prawidłową cenę podaną liczbą.
5. Zamawiający poprawi w ofercie:

– oczywiste omyłki pisarskie,
– oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
– inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

8. Warunki udziału w postępowaniu:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
a) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,
b) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
c) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

2. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający przeprowadzi dodatkowe negocjacje z wykonawcami i dokona wyboru oferty z ceną niższą.

9. Opis sposobu przygotowania ofert

1. Wykonawca może przesłać tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
3. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej.
4. Przez formę elektroniczną rozumie się przesłanie w terminie skanu formularza ofertowego wraz ze skanem wymaganych formularzy/załączników podpisanych przez Wykonawcę. Zamawiający dopuszcza również podpisanie dokumentów podpisem zaufanym, podpisem osobistym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
5. Dokumenty/Oświadczenia składające się na ofertę:

• Formularz Oferty – załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;
• Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy): gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.
• Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

10. Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 14.12.2023 r. do godz. 10:00 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail kontakt@gdynia.pl.

11. Pozostałe postanowienia:

1. Zamawiający zastrzega sobie:
   • prawo do odwołania/unieważnienia zapytania ofertowego;
   • prawo do odstąpienia od zawarcia umowy po wyborze oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do udzielenia wyjaśnień treści złożonej oferty.
3. Powyższe nie stanowi obowiązku Zamawiającego.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości negocjacji ceny oferty najkorzystniejszej.

12. Pytania i wyjaśnienia dotyczące ogłoszenia:

Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się w formie elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej e-mail.

13. Ochrona danych osobowych.

Stosownie do art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych Oferenta lub jego upełnomocnionych przedstawicieli jest Gmina Miasta Gdyni reprezentowana przez Prezydenta Miasta Gdyni. Siedziba Administratora: al. M. Piłsudskiego 52/54, umgdynia@gdynia.pl, tel.: +48 58 626 26 26.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych za pośrednictwem e-mail: iod@gdynia.pl; adres do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami art.44 ust.2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
4. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, podmioty świadczące usługi z zakresu serwisu i asysty technicznej systemów informatycznych i programów dziedzinowych w Urzędzie Miasta Gdyni oraz operator pocztowy, z którym zawarta została umowa na świadczenie usług pocztowych i kurierskich.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu osiągnięcia celu, w jakim je pozyskano, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, tj.5 lat.
6. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Oferenta
do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem Oferenta z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Administrator nie przewiduje przekazania ich do krajów trzecich, poza Europejski Obszar Gospodarczy, ani do organizacji międzynarodowych.
9. Osoby, których dane osobowe dotyczą, posiadają:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
c) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Skorzystanie z tego prawa nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania,
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. W odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Oferenta (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.), Oferent zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w tym do przekazania im informacji odnośnie administrowania ich danymi przez Zamawiającego.Załączniki:

Załącznik Nr 1 - Formularz oferty,
Załącznik Nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,