Archiwizacja dokumentów Gimnazjum nr 14

Gdynia, dnia   04.12.2017 r.

                                                                       
ZAPYTANIE  OFERTOWE
Gimnazjum Nr 14  w Gdyni na  podstawie  art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych( t.j. Dz. U. Z 2015 r. poz. 2164)  zaprasza  do  złożenia oferty  na  wykonanie  zadania  pod  nazwą :

„ARCHIWIZACJA  DOKUMENTÓW”
Wspólny  Słownik  Zamówień  (CPV)  79995100-6  usługi  archiwizacyjne o wartości poniżej 30 000 EURO

I. ZAMAWIAJĄCY
 
Gimnazjum Nr 14
81-155  Gdynia ul.  Płk. Dąbka 207
 
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
 
Przedmiotem  niniejszego  zapytania  ofertowego jest  wykonanie  usługi  w  zakresie  kompleksowego  uporządkowania  materiałów  archiwalnych zgodnie z obowiązującą w Gimnazjum nr 14 instrukcją kancelaryjną oraz procedurą przygotowania i przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania ze zlikwidowanej szkoły do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Gdańsku, a  dokumentacji księgowych, płacowych, kadrowych i innych  do  właściwego  organu  w  Gdyni, a ponadto wykonanie usługi w zakresie uporządkowania materiałów niearchiwalnych przeznaczonych do brakowania.
W zakresie materiałów niearchiwalnych:
1.      Uporządkowanie  i  brakowanie  dokumentów  według  stanu  na  dzień  31.08.2018 r. w  tym  sporządzenie  spisu  dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych  do brakowania,  a  po  uzyskaniu przez wykonawcę  zgody  z  Archiwum  Państwowego w  Gdańsku   -  przeprowadzenie  zniszczenia (transport do miejsca zniszczenia leży po stronie Wykonawcy) i  wystawienie  certyfikatu  zniszczenia;

W zakresie materiałów archiwalnych:

1.  Uporządkowanie  i  archiwizacja  dokumentów  zakończona  spisem;  przekazanie   dokumentacji pedagogicznej do   archiwum w Gdańsku, a dokumentacji kadrowej i finansowej  do  archiwum w Gdyni; przekazanie zamawiającemu protokołów przekazania dokumentacji do właściwego archiwum.
2.  W  ramach  zadania  archiwizacja  obejmie    roczniki   1999– 2018.
3.  Szacowana  liczba  dokumentacji  wynosi  150 mb. + 800 szt. akt  osobowych .
4.  Zamawiający  zastrzega,  że  wyżej  wymienione  ilości  dokumentacji  są  danymi  szacunkowymi  i  służą  jedynie  do  skalkulowania  ceny  ofert. Faktyczna  ilość  metrów  bieżących  w  stosunku  do  oszacowanej  może  ulec  zmianie.  

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

       I  Etap - Termin wykonania przedmiotu zamówienia:    luty - kwiecień   2018  r.  (roczniki 1999 - 2017)
      II  Etap -  Termin  wykonania  zamówienia  sierpień  - wrzesień  2018 r.( rok 2017 – 2018 do zakończenia działalności szkoły)         
               
IV. SPOSÓB  OBLICZANIA  CENY

1.      Cena  dla  celów  porównania  oferty zostanie  obliczona  wg. złożonego  Formularza  ofertowego  stanowiącego  załącznik  nr 1  do  niniejszego  zapytania  ofertowego.
2.      Cenę  za  wykonanie  przedmiotu  zamówienia  należy  przedstawić  w  Formularzu  ofertowym  stanowiącym  załącznik  nr 1  do  niniejszego  zapytania  ofertowego.
3.      Cena  oferty  uwzględnia  wszystkie  zobowiązania  dotyczące  wykonania  zamówienia  publicznego. Cena  musi  być  podana  w  polskich  złotych  cyfrowo  i  słownie  z wyodrębnieniem  podatku  od  towarów  i  usług  (VAT), do  dwóch  miejsc po  przecinku.
4.      Cena  podana  w  ofercie  powinna  obejmować  wyłącznie  koszty  związane  z  wykonaniem  przedmiotu  zamówienia  oraz  warunkami  stawianymi  przez  Zamawiającego  oraz  wszelkimi  materiałami.
5.      Wynagrodzenie  płatne  może  być  jednorazowo  za  całość  lub  za  poszczególne  etapy  należycie  wykonanego  przedmiotu  zamówienia  na  podstawie  faktury  VAT  lub  rachunku  w  terminie  21  dni  od  dnia  otrzymania. 
 
V.  KRYTERIA  OCENY  OFERTY

-        najniższa cena brutto  - 80%
-        doświadczenie poświadczone referencjami – 20%
 
VI.  TERMIN  WYKONANIA  ZLECENIA

Termin   wykonania  zlecenia  -  do  dnia  30.09.2018 r.
 
VII. TERMIN  I  MIEJSCE  SKŁADANIA  OFERT:

Ofertę  należy  złożyć  w  Sekretariacie  Gimnazjum nr 14, 81-155  Gdynia  Płk. Dąbka  207 pokój  nr  A 02 -  osobiście, pocztą  tradycyjną  albo  faksem  na  nr  telefonu  58  665 36 36 do  dnia  18.12.2017 r. godz. 12.00. Zamawiający  zezwala  na  możliwość  złożenia  oferty  również  wraz  z  załącznikami  na  pocztę  annarohde@o2.pl,  przy  czym  oryginał  wybranej  oferty  należy  dostarczyć  przed  podpisaniem  umowy.
Oferta  z dopiskiem „ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW”

VII.  WARUNKI  UDZIAŁU  WYKONAWCY

1.      Oferta  powinna  zawierać:  :
a)       wypełniony  Formularz  ofertowy  stanowiący  załącznik nr 1  do niniejszego  zapytania  ofertowego;
b)      załączoną  kopię  dokumentów  uprawniających  do  prowadzenia  prac  archiwizacyjnych;
c)      udokumentowanie doświadczenia w likwidacji jednostek oświatowych Wykonawca załączy do oferty wykaz wykonanych co najmniej 2 usług polegających na przeprowadzeniu uporządkowania i brakowania dokumentów (co najmniej 20 mb) w placówkach oświatowych w ostatnich 3 latach przed terminem składania ofert, potwierdzone referencjami wystawionymi przez zleceniodawcę/zleceniodawców.
d)      oświadczenie Wykonawcy, że zna przepisy o ochronie danych osobowych i konsekwencjach ich naruszenia.
2.       Oferty  niekompletne,  nieczytelne  lub  złożone  po  terminie  nie będą rozpatrywane.     
                                                                
VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów faksem,  pocztą  lub  telefonicznie .
 
IX. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela  Kazimiera  Łysakowska  pod  numerem  telefonu 58  669 97 18 ( z wyłączeniem środy)
 
X.  UWAGI  KOŃCOWE

Przed  złożeniem  oferty,  Wykonawca  musi  zapoznać  się  z  miejscem wykonania  usługi  po  wcześniejszym  uzgodnieniu  terminu  z  Zamawiającym.