Organizacja imprez żeglarskich w ramach Gdynia Sailing Days 2011

Gdynia, 21.06.2011 r.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Gdynia: Organizacja imprez żeglarskich w ramach Gdynia Sailing Days 2011

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 21.06.2011 pod numerem 171817 - 2011;


Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.
Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.
Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 139983 - 2011r.
Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
I. 1) NAZWA I ADRES: Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji, ul. Olimpijska 5/9, 81-538 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 058 6223574, faks 058 6223574.
I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja imprez żeglarskich w ramach Gdynia Sailing Days 2011.
II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.
II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 79952000-2 - usługi w zakresie organizacji imprez. 2. Przedmiotem zamówienia jest organizacja przez Wykonawcę imprez żeglarskich odbywających się pod wspólnym hasłem Gdynia Sailing Days (dalej GSD) : 1) Pucharu Trenerów w klasie Optimist w terminie 14 - 16 lipiec 2011 r., zwanego dalej w skrócie PT, 2) Pucharu Miasta Gdyni w klasach Laser 4,7, Laser Radial, Europa, RS Tera w terminie 18 - 20 lipiec 2011 r., zwanego dalej w skrócie PMG, 3) Pucharu Narodów w Match Racing w terminie 19 - 23 lipiec 2011 r., zwanego dalej w skrócie PN, 4) Międzynarodowych Mistrzostw Polski w klasie Star, Puchar Polski w klasie 505, Pokaz High Performance w terminie 22-24 lipiec 2011 r., zwanych dalej w skrócie MMP Star, zwanych dalej łącznie Imprezami. 3. Do obowiązków Wykonawcy w zakresie każdej z Imprez należeć będzie wykonanie wszelkich niezbędnych do prawidłowej organizacji Imprez czynności, z wyłączeniem obowiązków spoczywających na Zamawiającym określonych enumeratywnie w ust. 6 i 7, w tym do Wykonawcy należeć będzie w szczególności : 1) uzyskanie licencji Polskiego Związku Żeglarskiego (dalej PZŻ) na organizację każdej z Imprez; Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia uzyskanej licencji Zamawiającemu najpóźniej w terminie 14 dni przed daną Imprezą, 2) obsługa i organizacja części lądowej i wodnej Imprez, w tym w szczególności : a) przygotowanie i podanie do wiadomości uczestnikom Imprez regulaminu danej Imprezy i instrukcji żeglugi, b) ubezpieczenie OC Imprez zgodnie z wymaganiami PZŻ (jednak na sumę ubezpieczenia nie niższą niż 500.000 zł na każdą z Imprez), c) prowadzenie biura regat i Imprez obejmujące wszelkie czynności i koszty sprawnego funkcjonowania (zapewnienie pomieszczeń, sprzętu biurowego, materiałów biurowych, środków komunikacji, zatrudnienie niezbędnej ilości osób do sprawnej obsługi, bieżąca obsługa i aktualizacja strony internetowej Gdynia Sailing Days oraz stron właściwych związków klas, zamieszczania wyników na tablicy wyników, przyjmowanie zgłoszeń uczestników z wyłączeniem poboru wpisowego); przy czym osoby wyznaczone do kontaktu z uczestnikami Imprez oprócz języka polskiego muszą posługiwać się w stopniu dobrym co najmniej językiem angielskim, d) zapewnienie materiałów promocyjno- informacyjnych Imprez (w szczególności wykonanie logo, papieru firmowego, oraz wykonanie i rozprowadzenie ulotek i plakatu informacyjnego); projekty przedmiotowych materiałów wymagają wcześniejszej akceptacji Zamawiającego; wyznaczenie osoby do kontaktów z mediami i przygotowującej związane z tym materiały, e) zapewnienie opieki medycznej zgodnie z przepisami i zaleceniami PZŻ i właściwych międzynarodowych władz i stowarzyszeń żeglarskich, f) zapewnienie medali, pucharów i nagród rzeczowych dla uczestników Imprez, g) zapewnienie uczestnikom Imprez dostępu do bezprzewodowego Internetu lub zorganizowanie tzw. kawiarenki internetowej, oraz zapewnienie biura prasowego dostępnego dla przedstawicieli mediów wyposażonego w komputery i szerokopasmowy Internet, h) zapewnienie dla zawodników i osób towarzyszących zadaszonego miejsca spotkań i wypoczynku (tzw. strefa chill out) w godzinach 8:00 - 22:00, i) zapewnienie posiadającej wymagane uprawienia obsługi sędziowskiej (sędziowie międzynarodowi i krajowi) regat rozgrywanych w ramach Imprez zgodnie z wymogami właściwych władz żeglarskich, i zaproszenie przedstawicieli międzynarodowych władz żeglarskich zgodnie z przyjętymi zwyczajami, j) pełna akomodacja, wynagrodzenie, transport sędziów i przedstawicieli wskazanych pod lit. i; w przypadku sędziów krajowych zamiast zakwaterowania i wyżywienia możliwa jest wypłata diet zgodnie z zaleceniami PZŻ, k) zapewnienie mierniczego Imprez oraz należytej ilości obsługi technicznej i organizacyjnej regat na lądzie (w tym sprzątacze, porządkowi, obsługa slipów), l) organizacja regat na wodzie, w tym wyznaczenie i oznakowanie tras, zapewnienie dla potrzeb każdej z Imprez w ilości zgodnej z zaleceniami właściwych władz żeglarskich statków Komisji Sędziowskiej, pontonów i motorówek dla obsługi technicznej i ratowniczej, oraz zapewnienie obsługi i paliwa do jednostek pływających, m) zapewnienie dla potrzeb każdej z Imprez motorówek dla VIP i mediów (co najmniej 2 sztuki) wraz z obsługą i paliwem, n) zapewnienie dla potrzeb komisji technicznej oraz jednostek pływających środków komunikacji oraz osprzętu i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia regat, o) zapewnienie tzw. parku łodzi oraz terenu dla pozostawienia wózków, pozwalających na postojowanie wszystkich jednostek czy wózków w jednym czasie; teren winien być oznakowany i ogrodzony; w zakresie ochrony Wykonawca zobowiązany jest do współdziałania z agencją ochrony wyznaczoną przez Zamawiającego, p) zapewnienie dla potrzeb każdej z Imprez zgodnie z przepisami oraz zaleceniami PZŻ oraz właściwych międzynarodowych organizacji i stowarzyszeń żeglarskich należycie wyposażonych zamkniętych pomieszczeń dla mierniczego, dla sędziów, oraz miejsca dla osoby odpowiedzialnej za liczenie wyników wyposażonego co najmniej w komputer, drukarkę oraz Internet, q) zapewnienie dla zawodników, sędziów, członków obsługi koszulek z logo GSD; projekt przedmiotowych koszulek wymaga wcześniejszej akceptacji Zamawiającego, r) zorganizowanie i przeprowadzenie ceremonii otwarcia i zamknięcia każdej Imprezy zgodnie z wymogami właściwych władz żeglarskich, w tym zapewnienie sceny, nagłośnienia, podium, miejsca na flagi, flag, hymnów, oraz zorganizowanie związanych z tym bankietów, miejsca pod centrum informacyjno-medialne, a także zapewnienie miejsca odbywania się imprez towarzyszących typu koncerty (z wyłączeniem sytuacji gdy miejsce imprezy odbywać się ma na terenie lub w obiekcie znajdującym się w posiadaniu Zamawiającego); w zakresie organizacji imprez towarzyszących Imprezom Wykonawca zobowiązany jest do współdziałania z Zamawiającym i osobami przez niego wyznaczonymi w zakresie niezbędnym do sprawnego przeprowadzenia tych imprez, s) czuwanie nad przestrzeganiem przepisów, regulaminów Imprez oraz porządku w miejscu odbywania się Imprez, a także bieżące sprzątanie zanieczyszczeń w miejscu odbywania się Imprez, 3) dodatkowo w odniesieniu do PN Wykonawca zobowiązany jest zapewnić łodzie, na których będą rozgrywane regaty w ilości i o parametrach określonych w wymogach właściwych władz żeglarskich oraz zapewnić serwis tych łodzi, 4) Wykonawca zobowiązany jest w odniesieniu do każdej z Imprez do wyznaczenia i wskazania koordynatora, który będzie kontaktował się z Zamawiającym w wykonywaniu umowy, 5) ewidencjonowania prowadzonej korespondencji oraz dokumentowania takich czynności jak przyjmowanie zgłoszeń, udzielanie pomocy medycznej, przyjmowanie zgłoszeń szkód, protokoły, tabele wyników itp. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić aby Imprezy odbywały się zgodnie z przepisami regatowymi żeglarstwa i wytycznymi do organizacji regat ustanowionymi przez właściwe dla Imprez międzynarodowe stowarzyszenia klas regatowych, PZŻ i ISAF. 5. W terminie do 06.08.2011 r. w odniesieniu do każdej z Imprez, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia sprawozdania merytorycznego z danej Imprezy potwierdzającego wykonanie obowiązków umownych wraz z dokumentacją zdjęciową oraz dokumentami organizacyjnymi, o których mowa w ust. 3 pkt. 5. Sprawozdanie każdej z Imprez musi być podpisane przez osobę(y) uprawioną(e) do reprezentowania Wykonawcy 6. Zamawiający ze swojej strony zapewnia : 1) teren dla zorganizowania Imprez (przystań jachtowa ze slipami, część plaży) w zakresie ustalonym przez strony, 2) pobór wpisowego od uczestników Imprez; rachunek bankowy na który uczestnicy mają wpłacać wpisowe zostanie wskazany Wykonawcy w terminie 7 dni od zawarcia umowy; Zamawiający informować będzie na bieżąco Wykonawcę o wpływach wpisowego, 3) ochronę na lądzie w zakresie ochrony mienia i porządku w czasie i miejscu trwania Imprez; przy czym Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym w celu określenia zakresu ochrony oraz do bieżącej współpracy z wyznaczonym do ochrony podmiotem, 4) zawodnikom dostęp do wody przy slipach i na plaży w miejscu składowania łodzi, 5) organizację imprez towarzyszących Imprezom, z zastrzeżeniem obowiązków Wykonawcy określonych w ust. 3 pkt. 2 lit. r, 6) usługi fotografowania Imprez, 7) stworzenie strony GSD i umożliwienie jej funkcjonowania poczynając od dnia zawarcia umowy. 7. Zamawiający jako organizator powierzonych mu przez PZŻ Imprez jest wyłącznym dysponentem miejsc i powierzchni reklamowych na terenie odbywania się Imprez, oraz dysponentem loga i nazwy Gdynia Sailing Days i poszczególnych Imprez, w związku z czym wyłącznie jemu przysługuje prawo zawierania umów z podmiotami zainteresowanymi reklamowaniem i promowaniem siebie poprzez Imprezy czy też posługiwaniem się w jakikolwiek sposób logiem lub nazwą GSD lub Imprez. 8. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 9. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów. 10. Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prace wykonane przez podwykonawców. 11. Zamawiający przewiduje możliwość zamówień dodatkowych nie przekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia. 12. Zamawiający dopuszcza płatność wynagrodzenia w formie zaliczki tj.: wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie w następujący sposób: zaliczka w wysokości 20% ceny ofertowej brutto, w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy, pozostała część wynagrodzenia płatna będzie w odniesieniu do każdej z Imprez po zakończeniu danej Imprezy i po przedstawieniu przez Wykonawcę prawidłowego sprawozdania końcowego z danej Imprezy wraz z fakturą VAT, w terminie 7 dni od złożenia przez Wykonawcę powyższych dokumentów Zamawiającemu, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany każdorazowo w fakturze..
II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00-2.
SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony
III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 17.06.2011.
IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.
IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.
IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Tomasz Chamera SPORTING Tomasz Chamera, ul. Lidzka 7, 81-533 Gdynia, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 390243,90 PLN.
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ
·         Cena wybranej oferty: 403440,00
·         Oferta z najniższą ceną: 403440,00 / Oferta z najwyższą ceną: 600240,00
·         Waluta: PLN.