Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016, w dniu 14 października 2016

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miasta Gdyni , al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, woj. pomorskie.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016 w dniu 14 października 2016.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016 w Pomorskim Parku Naukowo- Technologicznym Gdynia, w tym:
1. Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum.
2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem pracownika Zamawiającego.
3. Aktualizacja i obsługa strony internetowej wydarzenia www.forum.gdynia.pl w tym m.in: przygotowywanie materiałów tekstowych, zdjęciowych, filmowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, udostępnionych przez Zamawiającego, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów.
5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych.
6. Organizacja części wspólnej oraz czterech paneli FGM Gdynia 2016, w tym panelu: Przemysły Morskie, panelu: Logistyka Morska, panelu: Porty Morskie, panelu Ship Management.
7. Organizacja, w ramach paneli wskazanych w pkt 6. prelekcji tematycznych oraz dyskusji panelowej.
8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz w ramach części wspólnej, wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki morskiej.
9. Zatrudnienie moderatorów (prowadzących) oraz liderów poszczególnych paneli Forum.
10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd.
11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady.
12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli.
13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami.
14. Niezbędne wyposażenie i oznakowanie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja.
15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych, ekran TV do transmisji części wspólnej w hollu oraz w przypadku spodziewanej frekwencji powyżej 300 osób organizacja transmisji części wspólnej w odrębnej sali.
16. Organizacja cateringu w dniu Forum podczas dwóch przerw (kawowej oraz lunchowej).
17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: podsumowania Forum oraz zamknięcia Forum.
18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum w serwisach społecznościowych w tym m.in.: Facebook, Goldenline
19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej oraz na stronach partnerów Forum oraz w tradycyjnych i elektronicznych mediach branżowych gospodarki morskiej.
20. Prowadzenie profilu Forum na portalu społecznościowym www.facebook.com, w tym realizacja co najmniej 4 postów video oraz bieżąca współpraca z pracownikami Zamawiającego w zakresie promocji Forum poprzez media elektroniczne Zamawiającego.
21. Druk, w nakładzie co najmniej 400 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego.
22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum.
23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego.
24. Aktualizacja i obsługa aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem.
25.Przygotowanie materiałów (press release) w ilości do 50 sztuk na konferencję prasową dot. Forum oraz udział przedstawiciela Wykonawcy w konferencji prasowej organizowanej we współpracy z Zamawiającym.
26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych lub teczek konferencyjnych bloczków do notatek oraz upominku reklamowego z logo, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego.
28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego.
29. Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum.
30. Wykonanie dokumentacji zdjęciowej i filmowej z Forum, w tym przygotowanie filmu (ok.120 sek.) z przebiegu wydarzenia.
31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum.
32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym
33. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do opracowania zakresu tematycznego forum, oraz do utworów tj.: tłumaczeń, fotografii, aplikacji, opracowań graficznych i tekstowych, (w tym wszelkich sprawozdań, informacji, artykułów, danych), o których mowa w pkt 3), 4), 18), 21), 22), 23), 24), 25), 27), 29), 30), 31).
34. Obowiązek pozyskania nad Forum patronatów organów administracji rządowej i centralnej oraz patronatów organizacji pozarządowych, zgodnie ze wskazaniami i w porozumieniu z Zamawiającym.

II.1.5)

• nie przewiduje się udzielenia zamówień uzupełniających

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00-8, 79.34.22.00-5.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 21.10.2016.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 200 000 zł netto każde.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz ofertowy 2. Opracowanie zakresu tematycznego czterech następujących paneli Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016: panelu: Przemysły Morskie, panelu: Logistyka Morska, panelu: Porty Morskie, panelu Ship Management

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Atrakcyjność i oryginalność opracowania zakresu tematycznego Forum złożonego wraz z ofertą - 50

IV.2.2)

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gdynia.pl/bip/uslugi
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Miasta Gdyni, ul. 10 lutego 24 Wydział Komunikacji Społecznej i Informacji, Referat Promocji i PR, pok.507.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 27.04.2016 godzina 10:00, miejsce: Urząd Miasta Gdyni, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie

SIWZ do pobrania