Świadczenie usługi cateringowej dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu: „Laboratorium Edukacji Przyszłości”

ZAPYTANIE OFERTOWE
 
Dotyczy:     udzielenia zamówienia publicznego do kwoty 30 000 € zgodnie z art. 6a oraz art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2018 r.,
poz. 1986 ze zm.) na: Świadczenie usługi cateringowej dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu: „Laboratorium Edukacji Przyszłości” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój   na lata 2014-2020.
 
 I. Nazwa i adres Zamawiającego:
1.       Zamawiającym jest Gmina Miasta Gdyni, 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, reprezentowana przez Wiceprezydenta Miasta Gdyni.
2.       Wydział prowadzący postępowanie – Wydział Edukacji w Urzędzie Miasta Gdyni.
 
II. Tryb udzielania zamówienia:
Udzielenia zamówienia publicznego do kwoty 30 000 euro zgodnie z art. 6a oraz art. 4 pkt 8 z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.).
 
III. Opis przedmiotu zamówienia publicznego:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu: „Laboratorium Edukacji Przyszłości” współfinansowanego
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój   na lata 2014-2020.
 
Kod CPV zamówienia:
CPV- 55520000-1 – usługi dostarczania posiłków
 
Miejsce realizacji szkoleń: XVII Liceum Ogólnokształcące ul. 10 Lutego 26, 81-364 Gdynia.
 
 
 
Harmonogram szkoleń:

Lp.	Nazwa szkolenia	Termin szkolenia	Liczba osób
1	Tutoring w edukacji	01.07.2019	4
2	Tutoring w edukacji	02.07.2019	4
3	Tutoring w edukacji	03.07.2019	4
4	Grywalizacja w edukacji	04.07.2019	4
5	Model STEAM	05.07.2019	4
6	Wykorzystywanie TIK w edukacji	08.07.2019	6
7	Wykorzystywanie TIK w edukacji	09.07.2019	6
8	Umiejętności i techniki trenerskie	21.08.2019	4
9	Umiejętności i techniki trenerskie	22.08.2019	4
10	Coaching  w edukacji	26.08.2019	6
11	Coaching  w edukacji	27.08.2019	6
12	Praca metodą projektu	29.08.2019	4
13	Umiejętności i techniki trenerskie	06.09.2019	4
14	Umiejętności i techniki trenerskie	09.09.2019	4
15	Umiejętności i techniki trenerskie	14.09.2019	4
16	Przywództwo edukacyjne	16.09.2019	5
17	Przywództwo edukacyjne	20.09.2019	5
		suma:	78

 
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej w okresie od 01.07.2019 r.
do 20.09.2019 r. dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu: „Laboratorium Edukacji Przyszłości” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój   na lata 2014-2020.
 
W okresie od 01.07.2019 r. do 20.09.2019 r. zaplanowano łącznie 17 dni szkoleniowych, w których weźmie udział 4-6 osób każdego dnia. Łączna liczba posiłków w okresie świadczenia usługi wyniesie 78 zestawów (serwis kawowy 78 zestawów + lunch 78 zestawów).
 
Wymagania dotyczące organizacji cateringu:
1) Oferent zapewnia serwis kawowy (w godz. 10:30 – 10.45) obejmujący: kawę, herbatę, cytrynę, cukier, mleko, wodę gazowaną i niegazowaną, ciastka (lub ciastka zamiennie z owocami) min. 60 g/osoba.
2) Oferent zapewnia lunch (w godzinach 12:15 – 13:00) w formie zupy oraz drugiego dania obiadowego wraz z napojem. Drugie danie powinno uwzględniać następującą gramaturę: mięso/ryba 200g; surówka lub warzywa gotowane 140g; dodatki skrobiowe (ziemniaki, kasza, ryż, makaron) 200g.
3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji szkoleń wskazane przez Zamawiającego (ul. 10 Lutego 26, Gdynia). Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
4) Oferent zapewnia własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, noże, widelce, cukiernice, talerze itp.) zgodnie z wymaganiami menu.
 
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych;
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania, owoce powinny być czyste i dojrzałe;
4) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących
lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant,
np. zupy w proszku i sosy w posiłku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, ciasteczka kruche, soki, woda, cukier, mleko, itp. Oferent zobowiązuje się, że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej
niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług;
5) ustalania z Zamawiającym menu na poszczególne spotkania, w szczególności składników kompozycji owoców, rodzajów zup i dań głównych w terminie min. 3 dni przed planowanym spotkaniem;
6) zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób, odpowiedzialnych
za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu posiłku.
7) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 5 minut
przed rozpoczęciem przerwy kawowej oraz lunchowej;
8) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych
do ich podłączenia i do wykonania usługi;
9) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach po zakończeniu spotkania.
 
Kwota przeznaczona na realizację  zamówienia: Zamawiający na realizację całego  zamówienia może przeznaczyć  nie więcej niż 3.900,00 zł brutto.
 
IV. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 01.07.2019 r. do 20.09.2019 r.
 
V. Warunki udziału w postępowaniu:
Z postępowania wyklucza się Wykonawców powiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 
 
VI. Opis sposobu przygotowania oferty:
1.      Wykonawca winien złożyć ofertę sporządzoną w języku polskim, której zawartość 
stanowić będzie wypełniony formularz ofertowy - o treści odpowiadającej załącznikowi nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2.      Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3.      Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy).
4.      Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: m.burkiewicz@gdynia.pl, pocztą lub dostarczona osobiście do Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Gdyni adres: Urząd Miasta Gdyni, Wydział Edukacji, 81-310 Gdynia, ul. Śląska 35-37, pok. C 100 do dnia 24.06.2019 r. do godziny 10.00.
5.      Zamawiający może wezwać Wykonawcę w wyznaczonym terminie do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.
 
VII.         Termin związania ofertą – 30 dni od terminu składania ofert.
 
VIII.       Kryterium oceny ofert jest:
             a) Cena (C) - waga kryterium 60%
             b) Aspekty społeczne (A) - waga kryterium 40%
Sposób oceny ofert:
Ad. a) w kryterium „Cena”:
Maksymalną liczbę punktów w tym kryterium 10 pkt otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę całkowitą brutto za wykonanie zamówienia podaną przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), natomiast pozostali wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów obliczoną zgodnie z poniższym wzorem:
             C =  Cmin/Cof x 10
             gdzie:
             Cmin – oznacza najniższą cenę z zaoferowanych
             Cof – oznacza cenę w badanej ofercie
Uzyskane w ten sposób punkty będą pomnożone przez współczynnik odpowiadający wadze tego kryterium.
Cena powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – jeżeli występuje. Należy zastosować zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.
 
 
Ad. b) w kryterium „Aspekty społeczne”:
 
Opis kryterium „Aspekty społeczne”
Liczba punktów

Liczba osób z niepełnosprawnością zatrudnionych przy realizacji zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018, poz. 511 ze zm.)
a) 2 osoby i więcej; - 10 pkt (max.)
b) 1 osoba; - 5 pkt
c) 0 osób - 0 pkt.
 
W ramach kryterium Zamawiający przyzna od 0 do 10 punktów (według skali podanej w tabeli powyżej), na podstawie informacji zawartych przez Wykonawcę w formularzu ofertowym
(Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). Uzyskane w ten sposób punkty będą pomnożone przez współczynnik odpowiadający wadze tego kryterium.
W celu potwierdzenia zatrudnienia osób z niepełnosprawnością przy realizacji zamówienia Wykonawca w formularzu oferty (załącznik nr 1) składa oświadczenie o zatrudnianiu takich osób na dzień składania ofert.
 
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (P) wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem:
P= C + A
gdzie:
P – oznacza łączną liczbę punktów oferty ocenianej;
C – oznacza liczbę punktów uzyskanych w kryterium „Cena”;
A – oznacza liczbę punktów uzyskanych w kryterium „Aspekty społeczne”.

 
IX.           Osoby do kontaktu:
    Marta Burkiewicz, tel. 58 761 77 24, e-mail: m.burkiewicz@gdynia.pl.
    Justyna Giez, tel. 58 761 77 23, e-mail: j.giez@gdynia.pl.
 
X.             OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1.    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego
w niniejszym postępowaniu [dalej dane osobowe], jest Prezydent Miasta Gdyni, Gdynia
81-382, Al. Marszałek Piłsudskiego 52-54, umgdynia@gdynia.pl, tel.: +48 58 66 88 000.
2.    W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować
się z Inspektorem ochrony danych osobowych za pośrednictwem adresu: e-mail: iod@gdynia.pl / adres do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marsz. J. Piłsudskiego 52-54.
3.    Dane osobowe będą przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: Świadczenie usługi cateringowej
dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu: „Laboratorium Edukacji Przyszłości” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój   na lata 2014-2020, prowadzonym, na podstawie zapytania ofertowego.
4.    Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) [dalej ustawa PZP].
5.    Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy, jej rozliczenia
i dochodzenia ewentualnych roszczeń z niej wynikających, przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, jej rozliczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń z niej wynikających.
6.    Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału
w postępowaniu oraz zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.
7.    W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8.    Osoby, których dane osobowe  dotyczą, posiadają:
­         na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
­         na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych ;
­         na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
­         prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna się,
że przetwarzanie danych osobowych tej osoby dotyczących narusza przepisy RODO;
­         Osobie, których dane osobowe dotyczą, nie przysługuje:
­         w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
­         prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
­         na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,
gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.