Świadczenie usług cateringowych podczas VI Kongresu Urbanistyki Polskiej pn. „Jutro miasta” w dniach 20-22.06.2018 r. w Gdyni

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU
na usługi społeczne o wartości poniżej 750 000 EURO, do których zastosowanie mają przepisy art. 138 o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U.2017.1579 ze zm.)
 
na: Świadczenie usług cateringowych podczas VI Kongresu Urbanistyki Polskiej pn. „Jutro miasta” w dniach 20-22.06.2018 r. w Gdyni
 
Nr referencyjny   EZP 71/18
 1. Zamawiający
 
Nazwa i adres Zamawiającego: Gmina Miasta Gdyni
Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54,
81-382 Gdynia, woj. pomorskie
NIP 5862312326
www.gdynia.pl,

Wydział prowadzący postępowanie – Samodzielny Referat Współpracy z Zagranicą
tel. 58  668 82 06
fax:  58 668 8210
email: m.pawlinska@gdynia.pl
Godziny urzędowania 800 – 1600 (oprócz sobót, niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy)
 
2. Postępowanie
 
2.1.Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad  określonych w art. 138o ust. 2-4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004  r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U.2017.1579 ze zm.)
2.2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2.3. Zasady prowadzenia postępowania reguluje niniejsze ogłoszenie.
 
3.Przedmiot zamówienia
3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych podczas VI Kongresu Urbanistyki Polskiej pn. „Jutro miasta” w dniach 20-22.06.2018 r. w Gdyni.
 
3.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 6 do ogłoszenia oraz postanowieniach wzoru Umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do ogłoszenia.
 
3.3. Kody CPV:
55300000-3       Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55321000-6       Usługi przygotowywania posiłków
55400000-4       Usługi podawania napojów
 
3.4. Zatrudnienie osób do wykonania czynności w ramach realizacji zamówienia

3.4.1. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę (w wymiarze minimum ¼ etatu w zakresie przygotowywania posiłków dla zrealizowania przedmiotu zamówienia), jeżeli osoby te wykonują czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.
3.4.2. Zamawiający określa następujące czynności wymagające zatrudnienia pod kierownictwem:
przygotowywanie posiłków dla zrealizowania przedmiotu zamówienia.
3.4.3. Wykonawca obowiązany będzie na każde żądanie zamawiającego przedstawić w terminie 7 dni od otrzymania
żądania aktualne oświadczenie, że osoby wykonujące prace, o których mowa w punkcie 3.4.2. są zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę, podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy lub osobę przez Wykonawcę umocowaną. Przedmiotowe oświadczenie Wykonawca składa pod rygorem odpowiedzialności za składanie fałszywych oświadczeń. Na zasadach określonych w niniejszym punkcie Wykonawca przedstawi Zamawiającemu oświadczenie dotyczące Podwykonawcy.
3.4.4. Nie przedłożenie przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w ust. 3.4.3  skutkować będzie naliczeniem kar umownych, o których mowa we wzorze umowy.
           
 
4. Termin wykonania zamówienia
 Wymagany termin wykonania zamówienia – 20 – 22.06. 2018 r.
5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
 
5.1. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
 
5.1.1. posiadania zdolności technicznej lub zawodowej;
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności określone przepisami ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz .U. 2016 poz. 487 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U z 2017 r. poz. 149 z późn. zm.). 

5.1.2.1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są podmioty, które podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust 1 pkt. 12-23 ustawy Prawo zamówień publicznych.
 
5.1.2.2. Z udziału w postępowaniu wyłączone są podmioty, które podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
 
5.2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków
5.2.1. Zamawiający uzna za spełniony warunek, o którym mowa w pkt. 5.1.1. jeżeli Wykonawca wykaże, że:
5.2.1.1 posiada aktualne zezwolenie na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa), związane z organizacją przyjęć w dowolnym miejscu,
5.2.1.2 posiada aktualną decyzję właściwego organu inspekcji sanitarnej, uprawniającą wykonawcę do prowadzenia działalności gastronomicznej, w tym cateringowej,
5.2.1.3 w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej trzy usługi cateringowe każdorazowo dla co najmniej 500 osób, każda z tych usług o wartości co najmniej 40 000 zł brutto (wyklucza się imprezy plenerowe, piknikowe, festyny, biesiady). Przez usługę cateringową rozumie się catering (obejmujący przykładowo obiad, przerwy kawowe, kolację albo bankiet podczas konferencji, seminarium, warsztatów, uroczystego spotkania firmowego itp.) zorganizowany dla  grupy 500 osób w ciągu jednego dnia danej imprezy. 
 
5.2.2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy złożyć oświadczenia wskazane w pkt 6.
 
6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie ma dostarczyć wykonawca w celu potwierdzenia, że spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania.
 
6.1. Oświadczenia i dokumenty, jakie ma dostarczyć wykonawca w celu potwierdzenia, że spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu (dokumenty dołączane do oferty).
 
6.1.1. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2 do ogłoszenia),
 
6.1.2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3 do ogłoszenia),
 
6.1.3. wykaz głównych usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, liczby uczestników, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, o treści odpowiadającej załącznikowi nr 4 wraz z załączeniem dowodów, że usługi te zostały wykonane należycie. Wśród głównych usług, potwierdzonych dowodami, powinny się znaleźć usługi na potwierdzenie warunku, o którym mowa w pkt. 5.1.1 ogłoszenia. Dowodami tymi są poświadczenia lub oświadczenia wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego zostały wcześniej wykonane usługi, wskazane w wykazie, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej. W przypadku składania oferty przez wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, wymagany wykaz może być złożony wspólnie lub oddzielnie przez wykonawców.
 
6.1.4. Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do takiego rejestru w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 24 ust 5 pkt 1 ustawy Pzp. W przypadku, gdy rejestr jest dostępny publicznie nie wymaga się złożenia tego dokumentu (dotyczy np. rejestru przedsiębiorców KRS, CEIDG),
 
6.1.5. aktualne zezwolenie na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa), związane z organizacją przyjęć w dowolnym miejscu,
 
6.1.6. aktualna decyzja właściwego organu inspekcji sanitarnej, uprawniająca wykonawcę
do prowadzenia działalności gastronomicznej, w tym cateringowej.  
 
6.2. Wszystkie oświadczenia, o których mowa w pkt. od 6.1.1. do 6.1.3. składane są w oryginale, natomiast dokumenty, o których mowa w pkt. 6.1.4., 6.1.5 i 6.1.6 mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby właściwe do reprezentowania Wykonawcy.
 
6.3. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą. być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
 
6.4. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”.
 
6.5. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących dokumentów lub uzupełnienia brakujących / zawierających błędy dokumentów, w tym pełnomocnictw.
 
7. Wykonawcy występujący wspólnie
 
7.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W takim przypadku, do oferty należy załączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.
 
7.2. W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, badanie braku podstaw do wykluczenia przeprowadzane będzie w odniesieniu do każdego z wykonawców. Natomiast spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oceniane będzie łącznie.
 
7.3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
 
8. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom
Jeżeli Wykonawca zamierza część zamówienia powierzyć podwykonawcom to jego zakres wskazuje w ofercie. Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za usługi/prace wykonane przez podwykonawców.
 
9. Wymagania dotyczące wadium
 
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
 
10. Sposób przygotowania oferty
 
10.1. Wymagania ogólne:
10.1.1.  Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert wariantowych.
      
10.1.2.  Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w ogłoszeniu.
10.1.3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane zgodnie z ogłoszeniem dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, że wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.
10.1.4. Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta powinna zostać podpisana w sposób umożliwiający zidentyfikowanie osoby, która ofertę podpisała.
10.1.5. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane.
10.1.6. Wskazane jest, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki, były parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Poprawki dokonane w ofercie muszą być czytelne.
10.1.7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
10.2.  Oferta składa się z:
10.2.1. Formularza oferty (wzór formularza oferty został określony został w załączniku nr 1 do ogłoszenia);
10.2.2. Kalkulacji ceny oferty (Załącznik nr 1A do ogłoszenia)
10.2.3. Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2 do ogłoszenia);
10.2.4. Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3 do ogłoszenia);
10.2.5. Wykazu głównych usług wykonywanych w ciągu ostatnich 3 lat (Załącznik nr 4 do ogłoszenia).
10.2.6. Odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do takiego rejestru w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 24 ust 5 pkt 1 ustawy Pzp. W przypadku, gdy rejestr jest dostępny publicznie nie wymaga się złożenia tego dokumentu (dotyczy np. rejestru przedsiębiorców KRS, CEIDG),
 10.2.7. Aktualnego zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa), związane z organizacją przyjęć w dowolnym miejscu,
10.2.8. Aktualnej decyzji właściwego organu inspekcji sanitarnej, uprawniająca wykonawcę
do prowadzenia działalności gastronomicznej, w tym cateringowej.  
10.3.  Opakowanie oferty:
10.3.1. Wykonawca powinien umieścić oryginał oferty wraz z wymaganymi dokumentami w jednym, nieprzejrzystym, zabezpieczonym w sposób trwały, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczenie:
„Oferta dotyczy ogłoszenia o zamówieniu na usługi społeczne: Świadczenie usług cateringowych podczas VI Kongresu Urbanistyki Polskiej pn. „Jutro miasta” w dniach 20-22.06.2018 r. w Gdyni.
Nie otwierać przed 23.05.2018 r. godz. 11:00”
 
10.3.2. Oferty nie zamknięte w sposób trwały nie będą rozpatrywane.
 
11. Zmiana lub wycofanie oferty:
 
Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem “ZMIANA”. Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to oświadczenie, należy opatrzyć napisem “WYCOFANE”.
 
12. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert oraz termin związania ofertą
           
12.1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: w kancelarii na parterze Urzędu Miasta Gdyni ul. 10 Lutego 24.
 
12.2. Termin składania ofert upływa w dniu 23.05.2018, godz. 10:00
 
12.3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23.05.2018 r. godz. 11:00 w siedzibie Zamawiającego, Urząd Miasta Gdyni, adres: 81-364 Gdynia, ul. 10 Lutego 24 pok. 107.
 
12.4. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
 
12.5. Wykonawcy mogą uczestniczyć w publicznym otwarciu ofert. Zamawiający zamieści informacje z otwarcia ofert na stronie internetowej.
 
12.6. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
 
12.7. Ofertę złożoną po terminie zwraca się niezwłocznie.
 
13. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami i formie oświadczeń lub dokumentów oraz wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami.
 
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w pkt. 1 Ogłoszenia.
 
13.1.     Pracownikami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:
Monika Pawlińska – stanowisko: główny specjalista tel.: 58 668 82 06; od poniedziałku do piątku w godz. od 08:00 do 16:00,
Milena Pawlak – stanowisko: podinspektor, tel. 58 668 82 08; od poniedziałku do piątku w godz. od 08:00 do 16:00.
 
14. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
 
14.1. Cenę oferty należy podać w wartości brutto.
14.2. Cenę oferty należy ustalić w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
14.3. Cena oferty musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia. Cenę oferty należy wyliczyć na podstawie indywidualnej kalkulacji ceny oferty (zał. nr 1A) dla całości przedmiotu zamówienia.
14.4. Nie przewiduje się żadnych przedpłat ani zaliczek na poczet realizacji przedmiotu umowy, a płatność nastąpi zgodnie z zapisami umowy.
14.5. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
14.6. Stawki i ceny wymienione przez wykonawcę nie będą podlegały korektom w trakcie wykonywania zamówienia.
14.7. Sposób poprawienia przez Zamawiającego oczywistych omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny. Zamawiający poprawi  oczywiste omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w następujący sposób: jeżeli cenę za przedmiot zamówienia podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się za prawidłową cenę podaną liczbą.
 
15. Kryteria oceny ofert i wybór oferty najkorzystniejszej
 
Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie następującym kryterium i jego wagą:
Kryterium:         cena oferty brutto - waga         100 %.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
 
15.1. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, gdy:
a) jej treść nie odpowiada treści ogłoszenia;
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
d) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych,
e) Wykonawca nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu.
 
16. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy
 
Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
 
17. Formalności, jakie należy dopełnić przed podpisaniem umowy
 
17.1. O miejscu i terminie zawarcia umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana  zostanie poinformowany odrębnym zawiadomieniem.
 
17.2. Umowa zostanie zawarta na ogólnych warunkach określonych we wzorze umowy, który stanowi załącznik nr 5 do ogłoszenia.
17.3. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierającą: nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, zostanie opublikowana niezwłocznie po dokonaniu wyboru na stronie internetowej Zamawiającego.
17.4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
17.5. W przypadku podmiotów występujących wspólnie, przed dniem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, dostarczona będzie Zamawiającemu umowa regulująca zasady współpracy uczestników postępowania.
18. Zmiany postanowień umowy Strony dopuszczają możliwość dokonywania wszelkich nieistotnych zmian umowy, zgodnie z art. 144  ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, wszelkich zmian dopuszczalnych z mocy prawa i nie wymagających przewidzenia w ogłoszeniu o zamówieniu na usługi społeczne.
19. Pozostałe postanowienia
 
19.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego Ogłoszenia o zamówieniu na usługi społeczne na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.
 
19.2. Wykonawcy nie przysługuje prawo do złożenia odwołania na zasadach opisanych w rozdziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych.
 
Wykaz załączników do ogłoszenia:
 
Załącznik nr 1              Formularz oferty
Załącznik nr 1 A           Kalkulacja ceny oferty
Załącznik nr 2              Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3              Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 4              Wykaz głównych usług wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat
Załącznik nr 5              Wzór umowy
Załącznik nr 6              Opis przedmiotu zamówienia