Regulamin Organizacyjny od 01.01.2023 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZARZĄDU KOMUNIKACJI MIEJSKIEJ W GDYNIPostanowienia ogólne
§ 1
- Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni zwany dalej „ZKM” utworzony został Uchwałą Nr XLVI/ 346 / 92 Rady Miasta Gdyni z dnia 26.08.1992 r.
- Statut ZKM przyjęty został Uchwałą Rady Miasta Gdyni XXV/572/04 z dnia 24 listopada 2004.
- ZKM jest zarejestrowany w Wojewódzkim Urzędzie Statystycznym w Gdańsku-Wrzeszczu pod nr P-190606287.
§ 2
Przedmiot i zakres działania ZKM określa Statut ZKM.
§ 3
Działalność ZKM regulują następujące dokumenty:
- Statut ZKM;
- Regulamin Pracy;
- Regulamin Organizacyjny.
Organizacja ZKM
§ 4
- Działalnością ZKM, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Gdyni, kieruje i zarządza Dyrektor ZKM.
- W zastępstwie Dyrektora, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Dyrektora ZKM, kieruje i zarządza działalnością ZKM Zastępca Dyrektora, w zakresie wskazanym w ww pełnomocnictwie.
- Rachunkowość ZKM prowadzi, na podstawie ustawy o finansach publicznych, Główny Księgowy. Ponadto Główny Księgowy dysponuje środkami pieniężnymi i prowadzi wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym i kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Zatwierdzanie płatności mieszczących się w planie finansowym i autoryzacja przelewów elektronicznych stanowi zadanie Dyrektora ZKM.
- Strukturę organizacyjną ZKM tworzą wyspecjalizowane komórki organizacyjne oraz stanowiska podlegające bezpośrednio Dyrektorowi ZKM.
- Poszczególnymi komórkami kierują powołani do tego przez Dyrektora ZKM naczelnicy i kierownicy.
- Do pracowników na kierowniczych stanowiskach zalicza się:
- Dyrektora;
- Zastępcę Dyrektora;
- Głównego Księgowego;
- Naczelników Wydziałów;
- Kierowników Samodzielnych Sekcji;
- Zastępców Naczelników Wydziałów;
- Kierowników sekcji.
- Inspektor ds. Ochrony Danych Osobowych podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
- Główni specjaliści, nie kierujący komórkami organizacyjnymi podlegają bezpośrednio Dyrektorowi ZKM.
- Starszy specjalista ds. marketingu podlega bezpośrednio Dyrektorowi ZKM.
- Specjalista ds. promocji podlega bezpośrednio Dyrektorowi ZKM.
- Spec. ds. osobowych podlega bezpośrednio Dyrektorowi ZKM.
- Specjalista ds. BHP podlega bezpośrednio Dyrektorowi ZKM.
- Strukturę organizacyjną w zakresie tworzenia, zmian i likwidacji komórek i stanowisk podlegających bezpośrednio Dyrektorowi ZKM, a także ich etatyzację ustala w drodze zarządzenia Dyrektor ZKM.
- Strukturę organizacyjną do szczebla samodzielnej komórki organizacyjnej i stanowisk bezpośrednio podlegających Dyrektorowi ZKM, prezentuje schemat graficzny, będący załącznikiem do niniejszego regulaminu.
- Komórkom organizacyjnym i stanowiskom podlegającym bezpośrednio Dyrektorowi ZKM przyporządkowane są odpowiednie oznaczenia literowe. Oznaczenia te mogą być rozbudowywane w ramach poszczególnych komórek, o ile jest to wskazane z uwagi na gromadzoną dokumentację.
§ 5
Naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie podległej im komórki, ustalają podział zadań pomiędzy podległych pracowników, kontrolują i oceniają wykonaną przez nich pracę, odpowiadają za prawidłową realizację zadań powierzonych podległej komórce, prowadzą kontrolę zarządczą w komórce, odpowiadają za przygotowanie i archiwizowanie dokumentacji tworzonej w komórce, w tym dotyczącej zamówień realizowanych przez daną komórkę, opracowują procedury i wytyczne do realizacji zadań w podległych komórkach.
§ 6
- Pracownicy ZKM otrzymują zadania służbowe od przełożonych w formie pisemnej w postaci karty stanowiskowej lub w formie ustnej.
- Karta stanowiskowa wskazuje miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej ZKM, podległość służbową, stanowiska zastępujące i zastępowane oraz zakres obowiązków i odpowiedzialności.
§ 7
W celu wykonania szczególnych zadań Dyrektor ZKM może powołać (niezależnie od struktury organizacyjnej firmy) doraźne zespoły, komisje itp.
§ 8
Porządek wewnętrzny w ZKM oraz związane z procesem pracy obowiązki ZKM i pracowników ustala Regulamin Pracy.
Zakres zadań osób na stanowiskach podlegających bezpośrednio Dyrektorowi
§ 9
- Zakres zadań Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych i Sprzedaży obejmuje w szczególności:
- kierowanie pracą sekretariatu i Wydziału Sprzedaży ZKM;
- kierowanie kontrolą zarządczą w ZKM;
- nadzorowanie obiegu i gromadzenia dokumentacji ZKM i wnioskowanie do Archiwum Państwowego o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
- Zakres zadań Głównego Księgowego określa ustawa o finansach publicznych i ustawa o rachunkowości.
- Zakres zadań Głównego specjalisty ds. planowania przewozów obejmuje w szczególności:
- projektowanie założeń do rozkładów jazdy,
- weryfikacja opracowanych rozkładów jazdy,
- przygotowywanie odpowiedzi na wnioski dotyczące oferty przewozowej,
- przygotowywanie raportów dotyczących sytuacji eksploatacyjnej komunikacji miejskiej w gminach, z którymi zostały zawarte porozumienia komunalne.
- Zakres zadań Głównego specjalisty ds. projektowania komunikacji i kontaktów z mediami obejmuje w szczególności:
- planowanie rozwoju komunikacji miejskiej;
- utrzymywanie kontaktów z mediami;
- przygotowywanie informacji dla mediów.
- Zakres zadań Głównego specjalisty ds. analiz rynkowych obejmuje w szczególności:
- obliczanie przychodów z usług komunikacji miejskiej świadczonych na obszarach gmin obsługiwanych przez ZKM;
- rozliczanie udziału gmin obsługiwanych przez ZKM w kosztach funkcjonowania komunikacji miejskiej;
- przygotowywanie raportów dotyczących sytuacji ekonomicznej komunikacji miejskiej w gminach, z którymi zostały zawarte porozumienia komunalne,
- przygotowywanie analiz na podstawie wyników badań marketingowych.
- Zakres zadań Głównego specjalisty ds. inżynierii komunikacyjnej obejmuje w szczególności:
- opiniowanie projektów modernizacji i rozwoju układu drogowego w miastach obsługiwanych przez gdyńską komunikację miejską (w tym uczestnictwo w naradach i spotkaniach);
- przygotowywanie wytycznych do planów zagospodarowania przestrzennego wskazujących na potrzeby komunikacji miejskiej;
- prowadzenie spraw ZKM w badaniach z zakresu inżynierii komunikacyjnej.
- Zakres zadań Starszego specjalisty ds. marketingu obejmuje:
- przygotowywanie specyfikacji do przetargów na badania marketingowe i przygotowywanie umów;
- projektowanie, realizacja i nadzór nad badaniami marketingowymi, w szczególności badań użytkowników komunikacji miejskiej w kwestii stawianych jej wymagań oraz stopnia ich realizacji;
- przetwarzanie danych z badań;
- wnioskowanie zmian w obsłudze komunikacyjnej na obszarze działania ZKM na podstawie wyników badań;
- zatwierdzanie projektów reklam na pojazdach komunikacji miejskiej;
- nadzór nad rozmieszczaniem plakatów w pojazdach komunikacji miejskiej.
- Zakres zadań specjalisty ds. promocji obejmuje:
- promocję komunikacji miejskiej;
- przygotowywanie specyfikacji do przetargów związanych z promocją oraz przygotowywanie umów;
- prowadzenie spraw projektów unijnych;
- zatwierdzanie projektów reklam na pojazdach komunikacji miejskiej;
- nadzór nad rozmieszczaniem plakatów w pojazdach komunikacji miejskiej.
- Zakres specjalisty ds. kadr obejmuje w szczególności:
- prowadzenie akt osobowych pracowników;
- ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy;
- współpraca z radcą prawnym w zakresie prawa pracy;
- prowadzenie spraw socjalnych;
- prowadzenie spraw dotyczących usług medycznych;
- prowadzenie spraw związanych z działalnością związków zawodowych;
- prowadzenie spraw związanych z zamówieniami pieczątek, publikacji i usług hotelarskich oraz innych dotyczących podróży służbowych krajowych i zagranicznych.
- Zakres zadań Specjalisty ds. BHP obejmuje prowadzenie całości spraw i dokumentów BHP.
- Zakres zadań Inspektora ds. Ochrony Danych Osobowych określają regulacje RODO oraz polskie ustawodawstwo.
Zakres zadań komórek organizacyjnych podlegających bezpośrednio Dyrektorowi
§ 10
- Zakres zadań komórki organizacji przewozów obejmuje w szczególności:
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z układaniem nowych rozkładów jazdy;
- przygotowywanie obsługi komunikacyjnej na czas okresowych zmian w organizacji ruchu ulicznego;
- przygotowywanie rozkładów jazdy dla przewoźników i pasażerów (w tym w postaci elektronicznej oraz wydruków na przystanki), a także dla pozostałych komórek ZKM (szczególnie w celu nadzoru i regulacji ruchu);
- zasilanie danymi rozkładowymi systemu TRISTAR;
- przygotowywanie specyfikacji do przetargów na usługi przewozowe i przygotowywanie umów o świadczenie usług przewozowych;
- prowadzenie sprawozdawczości eksploatacyjnej;
- udział w pracach Komisji ds. Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego przy UM w Gdyni;
- udzielanie odpowiedzi na uwagi mieszkańców dotyczące oferty przewozowej;
- opiniowanie rozkładów jazdy i przygotowywanie dokumentów na rzecz podmiotów ubiegających się o zezwolenia na wykonywanie działalności przewozowej;
- przygotowywanie i rozwieszanie informacji przystankowej dla pasażerów;
- nadzór nad stanem technicznym przystanków komunikacji miejskiej i dokonywanie bieżących napraw;
- ustawianie słupków przystankowych;
- prowadzenie całości spraw i dokumentacji związanej z wiatami przystankowymi.
- przygotowywanie sprawozdań z realizacji określonych zadań;
- prowadzenie strony internetowej ZKM i BIPu;
- Zakres zadań komórki nadzorującej i regulującej ruch pojazdów komunikacji miejskiej obejmuje w szczególności:
- prowadzenie całodobowego nadzoru i regulacji ruchu pojazdów komunikacji miejskiej za pośrednictwem centrali ruchu, dyspozytorni trasowych i samochodów inspekcji trasowej tj.
- regulowanie ruchu pojazdów w przypadku zakłóceń w jej funkcjonowaniu;
- przyjmowanie zgłoszeń w sprawach awarii, kolizji i wypadków pojazdów komunikacji miejskiej oraz zerwań sieci trolejbusowej;
- zabezpieczenia miejsc kolizji i wypadków i sporządzania stosownej dokumentacji;
- przygotowywanie specyfikacji do przetargów na sprzątanie przystanków i opróżnianie koszy i opracowywanie wzorów umów do tych przetargów;
- prowadzenie kontroli realizacji umów o świadczenie usług przewozowych, umów o sprzątanie przystanków i opróżnianie koszy na przystankach oraz nakładanie kar za niewłaściwą ich realizację;
- prowadzenie obserwacji funkcjonowania komunikacji miejskiej;
- przyjmowanie uwag i skarg od pasażerów, udzielanie odpowiedzi ustnych poprzez infolinię oraz prowadzenie spraw związanych ze skargami pasażerów dotyczącymi funkcjonowania komunikacji miejskiej;
- prowadzenie kontroli kierowców w zakresie przestrzegania zasad pracy na liniach;
- prowadzenie spraw związanych z przewozami osób z niepełnosprawnością minibusami;
- prowadzenie spraw związanych z administrowaniem dworcem oraz miejscami postojowymi, udostępnionymi przewoźnikom publicznego transportu zbiorowego;
- prowadzenie spraw związanych z instalacją i utrzymywaniem punktów sanitarnych, dostępnych dla pracowników komunikacji miejskiej podczas pełnienia przez nich obowiązków służbowych;
- prowadzenie spraw związanych z rzeczami znalezionymi w pojazdach komunikacji miejskiej;
- montaż, konserwacja i naprawy urządzeń nadawczo-odbiorczych wykorzystywanych przez ZKM;
- prowadzenie spraw i dokumentów OC;
- prowadzenie spraw związanych z administrowaniem dyspozytorniami, w tym zabezpieczenie budynków pod względem PPOŻ;
- nadzór nad eksploatacją samochodów służbowych ZKM;
- udzielanie całodobowo informacji o funkcjonowaniu komunikacji miejskiej i taryfie za usługi przewozowe;
- przygotowywanie planów eksploatacyjnych;
- prowadzenie rozliczeń i analiz eksploatacyjnych dotyczących realizacji usług przewozowych pod względem ilościowym i jakościowym;
- przygotowywanie dokumentacji i prowadzenie zamówień do 30 tys. EURO;
- gromadzenie danych do planu zamówień publicznych i planu zamówień do 30 tys. EURO, sporządzanie planów i weryfikacja wniosków o realizację zamówień;
- współpraca z kancelarią prawną w zakresie zamówień publicznych i prawa transportowego.
- prowadzenie całodobowego nadzoru i regulacji ruchu pojazdów komunikacji miejskiej za pośrednictwem centrali ruchu, dyspozytorni trasowych i samochodów inspekcji trasowej tj.
- Zakres zadań komórki zajmującej się kontrolą biletów i windykacją obejmuje w szczególności:
- prowadzenie kontroli biletów w środkach komunikacji miejskiej;
- rozpatrywanie odwołań pasażerów od nałożonych opłat dodatkowych;
- prowadzenie windykacji należności z tytułu opłat dodatkowych;
- prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Policją i Strażą Miejską
- Zakres zadań komórki zajmującej się sprawami informatycznymi obejmuje w szczególności prowadzenie spraw związanych ze sprzętem komputerowym, oprogramowaniem, siecią komputerową i telefonią w tym przygotowywanie specyfikacji do przetargów na zakupy sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz opracowywanie wzorów umów.
Zakres zadań komórek organizacyjnych podlegających Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych i Sprzedaży
§ 11
- Zakres zadań komórki sprzedaży obejmuje w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w bilety papierowe i karty elektroniczne, ich magazynowaniem i hurtową sprzedażą;
- przygotowywanie specyfikacji do przetargów na dostawy biletów papierowych i dystrybucję biletów z kontrahentami oraz opracowywanie wzorów do tych umów;
- prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i wdrażaniem nowych taryf za usługi komunikacji miejskiej organizowanej przez ZKM oraz nowych systemów taryfowych:
- prowadzenie sprawozdawczości ze sprzedaży biletów;
- prowadzenie kasy biletowej, własnych Punktów Sprzedaży Biletów i Biur Obsługi Klienta;
- udzielanie informacji o funkcjonowaniu komunikacji miejskiej i taryfie za usługi komunikacji miejskiej w Biurach Obsługi Klienta;
- prowadzenie spraw związanych ze skargami pasażerów dotyczącymi funkcjonowania komunikacji miejskiej.
- Zakres zadań sekretariatu obejmuje:
- obsługę administracyjną Dyrektora i Zastępcy Dyrektora,
- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji ZKM oraz rozliczanie frankownicy,
- udzielania informacji telefonicznych o ZKM lub kierowanie klientów do właściwych osób lub komórek organizacyjnych,
- nadzór nad utrzymaniem czystości w budynku ZKM,
- przygotowywanie specyfikacji i projektów umów do przetargów na usługi pocztowe i utrzymanie czystości w budynku ZKM.
Zakres zadań komórek organizacyjnych podlegających Głównemu Księgowemu
§ 12
- Zakres zadań komórki księgowości obejmuje w szczególności:
- prowadzenie rachunkowość ZKM zgodnie z obowiązującymi zasadami;
- prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z wytycznymi Głównego Księgowego;
- dekretowanie i ewidencjonowanie wszelkich dokumentów kosztowych,
- prowadzenie wszelkich rozliczeń ZKM z pracownikami, przewoźnikami i innymi kontrahentami ZKM;
- prowadzenie pozostałych spraw związanych ze świadczeniami pieniężnymi (w tym rozliczenia z ZUS i US);
- prowadzenie inwentaryzacji;
- prowadzenie sprawozdawczości ekonomicznej i finansowej;
- przygotowywanie danych ekonomicznych i finansowych do planów i analiz.
§ 13
- Do reprezentowania ZKM oraz dokonywania czynności prawnych w jego imieniu upoważniony jest Dyrektor ZKM.
- Dyrektor jest upoważniony do udzielania pełnomocnictwa do wykonywania poszczególnych czynności zastępcy dyrektora lub innym pracownikom, w tym radcom prawnym.
- Do reprezentowania ZKM są upoważnieni wszyscy pracownicy ZKM w zakresie odpowiadającym ich obowiązkom służbowym.
§ 14
Prawo wydawania wewnętrznych aktów normatywnych (zarządzeń, poleceń) przysługuje Dyrektorowi ZKM lub osobom, którym Dyrektor udzielił stosownego pełnomocnictwa.
Korespondencja zewnętrzna i dokumenty wewnętrzne
§ 15
- Pisma wychodzące na zewnątrz ZKM podpisuje Dyrektor ZKM lub osoby, którym Dyrektor udzielił stosownego pełnomocnictwa.
- Kierownicy komórek organizacyjnych oraz osoby na stanowiskach bezpośrednio podlegających Dyrektorowi ZKM podpisują korespondencję i dokumenty o charakterze wewnętrznym firmy (informacje, wnioski, projekty pism, korespondencję wyjaśniającą i inne materiały i opracowania).
- Sprawy o charakterze służbowym kierowane do Dyrektora ZKM powinny być parafowane (lub opiniowane) przez kierowników komórek oraz osoby na stanowiskach bezpośrednio podlegających Dyrektorowi ZKM, w celu zapewnienia wiarygodności stanowiska oraz koordynacji wewnątrz ZKM.
Odpowiedzialność pracowników
§ 16
- Za całość majątku ZKM odpowiada Dyrektor ZKM.
- Wszyscy pracownicy odpowiadają za prawidłowe i zgodne z przeznaczeniem wykorzystanie powierzonego im mienia ZKM, w zakresie określonym przepisami wynikającymi z Kodeksu Pracy.
- Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi Dyrektor ZKM oraz osoby, którym powierzono obowiązki, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie stanowi czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych.
- Wszyscy pracownicy ponoszą odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych w zakresie określonym właściwymi przepisami prawa.
Postanowienia końcowe
§ 17
- Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane przez Dyrektora ZKM w drodze aneksu.
- Pracownicy są informowani o zmianach w Regulaminie Organizacyjnym przez Dyrektora ustnie lub pisemnie w formie zarządzenia.
§ 18
- Niniejszy Regulamin Organizacyjny ZKM wchodzi w życie a dniem 01.01.2023 r.
- Z dniem 31.12.2022 r. traci moc prawną Regulamin Organizacyjny ZKM z dnia 06.08.2021 r. z późniejszymi zmianami.
Gdynia 30.12.2022 r.
Rejestr zmian
Podmiot udostępniający: | Urząd Miasta Gdyni |
Odpowiedzialny za treść: | Hubert Kołodziejski |
Wprowadził informację: | Adam Bugalski |
Ostatnio zmodyfikował: | Adam Bugalski |
Data wytworzenia informacji: | 02.01.2023 |
Data udostępnienia informacji: | 02.01.2023 |
Ostatnia aktualizacja: | 02.01.2023 |
Data aktualizacji | Czynność | Osoba |
---|---|---|
02.01.2023 11:38 | Dodanie informacji | Adam Bugalski |