REGULAMIN ORGANIZACYJNY GDYŃSKIEGO CENTRUM KULTURY

Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 3021/20/VIII/P
Prezydenta Miasta Gdyni
z dnia 01.12.2020 r.
 
REGULAMIN ORGANIZACYJNY GDYŃSKIEGO CENTRUM KULTURY
 
§ 1
Postanowienia ogólne
 
Regulamin organizacyjny Gdyńskiego Centrum Kultury określa organizację wewnętrzną oraz zasady funkcjonowania Gdyńskiego Centrum Kultury, zwanym dalej GCK.
 
§ 2
Zakres i podstawy działania Gdyńskiego Centrum Kultury

1. GCK jest samorządową instytucją kultury wpisaną z dniem 3 stycznia 1994 roku do Rejestru Instytucji Kultury Gminy Gdynia pod numerem III i posiada osobowość prawną. 
2. Celem działania GCK jest upowszechnianie kultury oraz wielokierunkowa, otwarta działalność w zakresie edukacji kulturalnej, w szczególności: 
1) upowszechnianie i popularyzowanie kultury poprzez prowadzenie różnorodnych form działalności; 
2) stwarzanie warunków do prowadzenia działalności twórczej.
3. GCK działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr XX/650/20 Rady Miasta Gdyni z dnia 24 czerwca 2020 r. (Dz. Urz. Woj. Pomorskiego z dnia 20 lipca 2020 roku, poz. 3237).
 
§ 3
Kierownictwo Gdyńskiego Centrum Kultury

GCK zarządza dyrektor, który kieruje całokształtem działalności GCK i jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników. Dyrektor wykonuje zadania wynikające z kompetencji kierownika zakładu pracy. 
1. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) głównym księgowym;
2) kierownikiem biura dyrektora;
3) radcą prawnym;
4) kierownikiem działu merytorycznego;
5) koordynatorem pracy artystycznej;
6) specjalistą ds. promocji i marketingu;
7) administratorem budynku.
2. Do zadań dyrektora należą wszystkie sprawy związane z działalnością GCK, a w szczególności:
1) kierowanie, koordynowanie i zarządzanie całokształtem pracy GCK w celu realizacji zadań  statutowych;
2) nadzór nad sprawami finansowymi i prawidłową realizacją wydatków;
3) nawiązywanie współpracy z innymi placówkami w kraju i zagranicą;
4) zabezpieczenie wykonania zadań i wytycznych organu założycielskiego;
5) reprezentowanie GCK na zewnątrz;
6) wykonywanie w stosunku do pracowników wszelkich czynności z zakresu prawa pracy.
3. Dyrektor wydaje zarządzenia, pisma okólne i decyzje związane z działalnością GCK.
4. Dyrektor podpisuje pisma i dokumenty wychodzące na zewnątrz związane z działalnością GCK. 
5. Dokumenty przedstawione do podpisu Dyrektora, powinny być uprzednio parafowane przez bezpośredniego przełożonego pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentu, a w przypadku pracowników bezpośrednio podlegających dyrektorowi - przez pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentu. 
6. W czasie nieobecności Dyrektora dokumenty, o których mowa w ust. 4 i 5 podpisuje kierownik biura dyrektora.
7. Podczas nieobecności Dyrektora GCK jest reprezentowane na zewnątrz przez kierownika działu merytorycznego;
8. Umowy oraz dokumenty, które rodzą zobowiązania finansowe, powinny być parafowane przed podpisaniem przez głównego księgowego.
 
§ 4
Struktura organizacyjna Gdyńskiego Centrum Kultury

1. Do zadań wspólnych dyrektora i kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych należy:
1) organizowanie i planowanie pracy podległej komórki organizacyjnej;
2) opracowywanie projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy podległych pracowników;
3) udzielanie podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań;
4) wydawanie poleceń i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników;
5) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi;
6) sporządzanie wniosków o awanse, nagrody oraz kary pracownicze.
 
2. Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek:
1) zapewnienia przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, przepisów bhp i ppoż.,
oraz przestrzegania tajemnicy służbowej w kierowanej komórce organizacyjnej;
2) organizowania pracy komórki;
3) prowadzenia kontroli nad działalnością kierowanej komórki oraz prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów z zakresu jej działalności.

3. Strukturę organizacyjną GCK tworzą:
1) Dyrektor 
2) Główny księgowy
3) Kierownik biura dyrektora 
4) Kierownik działu merytorycznego
5) Radca prawny i specjalista ds. zamówień publicznych
6) Koordynator pracy artystycznej
7) Specjalista ds. promocji i marketingu
8) Główny specjalista ds. informacji i komunikacji
9) Główny specjalista działu merytorycznego
10) Starszy księgowy
11) Referent ds. księgowości 
12) Specjalista działu merytorycznego
13) Administrator obiektu
14) Specjalista ds. informacji i komunikacji
15) Główny specjalista ds. techniki scenicznej
16) Garderobiana i inspicjent
17) Rekwizytor i inspicjent
18) Pracownik techniczny
19) Pracownik punktu gastronomicznego

§ 5
Podział zadań pomiędzy pracowników Gdyńskiego Centrum Kultury
 
1. Główny księgowy odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową oraz realizację budżetu Centrum i przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w GCK. Do jego zadań należy w szczególności: 
1) prowadzenie rachunkowości jednostki;
2) opracowywanie planów finansowych;
3) prowadzenie księgowości i sprawozdawczości finansowej;
4) obsługa finansowa inwestycji i remontów;
5) obsługa zakupów inwestycyjnych oraz środków przyznanych na realizację zadań specjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi;
6) kontrola wewnętrzna GCK;
7) nadzór nad działalnością finansowo-księgową;
8)  nadzór nad pracownikami: starszym księgowym i referentem ds. księgowości.
 
2. Do zadań Kierownika biura dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z organizacją biura dyrektora, a w szczególności:
1) organizacja biura dyrektora GCK;
2) prowadzenie spraw kadrowych w GCK;
3) prowadzenie punktu kancelaryjnego zgodnie z Regulaminem Instrukcji Kancelaryjnej;
4) koordynacja prac administracyjnych, związanych z działalnością GCK;
5) podczas nieobecności dyrektora podpisywanie dokumentów oraz pism związanych z działalnością GCK wychodzących na zewnątrz;
6) nadzór nad pracownikami: głównym specjalistą ds. informacji i komunikacji, specjalistami ds. informacji i komunikacji oraz pracownikami punktu gastronomicznego;
7) przyjmowanie wniosków i skarg.
 
3. Do zadań Kierownika działu merytorycznego należy opracowywanie planów merytorycznych działalności Gdyńskiego Centrum Kultury, a w szczególności:
1) przygotowanie oferty kulturalnej GCK;
2) sprawowanie nadzoru nad realizacją planów merytorycznych;
3) współpraca impresaryjna z instytucjami kultury w Polsce i na świecie;
4) stała współpraca z Wydziałem Kultury Urzędu Miasta Gdyni; 
5) wspieranie organizacji imprez miejskich;
6) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania działalności GCK;
7) akceptowanie planów marketingowych i promocyjnych;
8) podczas nieobecności dyrektora reprezentowanie GCK na zewnątrz;
9) nadzór nad pracownikami działu merytorycznego: głównym specjalistą  działu merytorycznego i specjalistą działu merytorycznego.
 
4. Do zadań Radcy prawnego i specjalisty ds. zamówień publicznych należy świadczenie pomocy prawnej  w GCK zgodnie z ustawą o radcach prawnych, a w szczególności:
1) udzielanie porad oraz konsultacji prawnych w zakresie działania GCK;
2) opiniowanie projektów umów;
3) parafowanie umów kluczowych;
4) sporządzanie opinii prawnych na piśmie;
5) opracowywanie wewnętrznych regulacji prawnych GCK;
6) wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa zamówień publicznych.

5. Do zadań Koordynatora pracy artystycznej należy prowadzenie spraw związanych 
z funkcjonowaniem  Teatru Konsulat, a w szczególności:
1) sporządzanie rocznych planów repertuarowych;
2) nadzór nad produkcją spektakli, koncertów organizowanych przez GCK;
3) wykonywanie czynności związanych z impresariatem;
4) konsultowanie i akceptowanie planów marketingowych i promocyjnych;
5) obsługa administracyjno-merytoryczna realizowanych przedsięwzięć kulturalnych;
6) sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych imprez w cyklu miesięcznym, kwartalnym i rocznym, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów, wpływów i frekwencji
7) nadzór nad pracownikami: głównym specjalistą ds. techniki scenicznej, garderobianą i inspicjentem, rekwizytorem i inspicjentem.

6. Do zadań Głównego specjalisty ds. informacji i komunikacji należy w szczególności:
1) pozyskiwanie oraz redagowanie informacji dot. wydarzeń kulturalnych organizowanych przez GCK;
2) współpraca z podmiotami zewnętrznymi odpowiedzialnymi za politykę promocyjną GCK;
3) występowanie w charakterze rzecznika instytucji;
4) nadzór nad specjalistami ds. informacji i komunikacji.
 
7. Do zadań Starszego Księgowego należy w szczególności:
1) prowadzenie i rozliczanie kasy GCK;
2) aktywny udział w sporządzaniu sprawozdań finansowych;
3) dekretowanie i księgowanie dokumentów;
4) wykonywanie czynności księgowych z zakresu płac;
5) wpisywanie do systemu informatycznego banku przelewów bankowych GCK.

8. Do zadań Referenta ds. księgowości należy w szczególności:
1) prowadzenie rejestru zamówień publicznych i wydatków strukturalnych;
2) ewidencja dokumentów kasowych;
3) weryfikacja raportów sprzedaży biletów i rozliczanie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowane przez GCK w siedzibie instytucji jak i poza nią;
4) sporządzanie rejestru VAT;
5) rozliczanie PIT-ów;
6) przygotowywanie na piśmie umów z wykonawcami, dostawcami, usługodawcami, autorami oraz innymi podmiotami współpracującymi z GCK;
7) weryfikacja dokumentów pod względem zgodności z instrukcją obiegu dokumentów w GCK.

9. Do zadań Specjalisty ds. techniki scenicznej należy w szczególności:
1) obsługa techniczna uroczystości miejskich i państwowych oraz nadzór merytoryczny nad ich przebiegiem;
2) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przy udziale GCK;
3) koordynowanie wynajmu pomieszczeń w siedzibie GCK podmiotom zewnętrznym;
4) sporządzanie zamówień (zleceń) u dostawców materiałów i usług;
5) nadzór nad pracownikami technicznymi.
 
10. Do zadań Głównego specjalisty działu merytorycznego należy w szczególności:
1) Nadzorowanie, weryfikacja formalna i merytoryczna dokumentacji niezbędnej do rozliczania środków przyznanych na realizację projektu infrastrukturalnego „Konsulat Kultury”, zgodnie z umową o dotację i ogólnymi zasadami finansowania projektu;
2) Obsługa programu SL2014;
3) Współpraca z Departamentem Projektów Regionalnych oraz z Wydziałem Projektów Infrastrukturalnych;
4) Obsługa merytoryczna realizowanych przez GCK przedsięwzięć kulturalnych.
 
11. Do zadań Specjalisty działu merytorycznego należy w szczególności:
1) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przez GCK;
2) współpraca merytoryczna i techniczna przy obsłudze uroczystości miejskich i państwowych;
3) współpraca z instytucjami i placówkami upowszechniania kultury;
4) wspieranie amatorskiej działalności artystycznej;
5) zachowanie i promowanie lokalnego dziedzictwa kulturowego;
6) koordynacja prac związanych z realizacją projektów teatralnych, muzycznych i imprez o charakterze literacko-poetyckim oraz innych.
 
12. Do zadań Specjalisty ds. promocji i marketingu należy w szczególności:
1) kompleksowe planowanie i realizacja kampanii promocyjnych;
2) tworzenie koncepcji reklamy i promocji, sprzedaży przy zastosowaniu różnorodnych narzędzi promocyjnych;
3) prowadzenie i obsługa strony internetowej i profili GCK na stronach portali społecznościowych;
4) współpraca z agencjami reklamowymi, drukarniami, grafikami, fotografami, etc.;
5) stałe monitorowanie poziomu sprzedaży biletów i kreatywne reagowanie na zagrożenia niskiej frekwencji;
6) koordynowanie patronatów medialnych i dobór metod wspierających sprzedaż.
 
13. Do zadań Specjalisty ds. informacji i komunikacji należy w szczególności:
1) udzielanie rzetelnej informacji interesantom na temat wydarzeń kulturalnych organizowanych w Gdyni;
2) tworzenie informacji na temat gdyńskich instytucji kultury i wydarzeń kulturalnych przez nie proponowanych oraz redagowanie tekstów;
3) pozyskiwanie oraz redagowanie informacji dot. wydarzeń kulturalnych organizowanych przez GCK;
4) obsługa multimediów w zakresie oprogramowania CMS;
5) sprzedaż biletów, książek i wydawnictw związanych z Gdynią.
 
14. Administrator obiektu ma w szczególności za zadanie:
1) prowadzenie  książki  obiektu  budowlanego  oraz  dokumentacji technicznej nieruchomości;
2) zapewnienie bieżącej konserwacji nieruchomości, napraw budynku, pomieszczeń i urządzeń technicznych;
3) zapewnienie terminowego przeprowadzania przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie, w tym oceny stanu technicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego;
4) zapewnienie dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych;
5) zapewnienie gotowości do usuwania awarii i ich skutków na nieruchomości;
6) zapewnienie utrzymania czystości nieruchomości, nadzór nad podmiotami którym zlecono utrzymanie należytego porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń, w tym ciągów komunikacyjnych i innych przyległych terenów do budynku;
15. Do zadań Garderobianej i inspicjenta należy w szczególności:
1) przygotowywanie na bieżąco kostiumów do poszczególnych spektakli;
2) czynny udział w przeglądach kostiumowych;
3) obsługa garderoby: pozyskiwanie, przechowywanie, przerabianie, naprawianie kostiumów oraz elementów scenograficznych;
4) prowadzenie ewidencji pobranych elementów garderoby;
5) przygotowywanie garderób zgodnie z riderem technicznym danego wydarzenia artystycznego.
 
16. Do zadań Rekwizytora i inspicjenta należy w szczególności:
1) pozyskiwanie, przechowywanie, przerabianie, naprawianie rekwizytów, kostiumów
oraz elementów scenograficznych;
2) przygotowywanie na bieżąco rekwizytów  do poszczególnych spektakli;
3) prowadzenie ewidencji pobranych rekwizytów i elementów  garderoby;
4) dokonywanie bieżącej konserwacji, uzupełniania, czyszczenia elementów scenografii i rekwizytów;
5) kontrola wszystkich elementów wchodzących w skład powstającego spektaklu, tj. scenografii,
rekwizytów, kostiumów, zmian technicznych, ruchu scenicznego;

17. Do zadań Pracownika technicznego należy w szczególności:
1) pomoc przy obsłudze technicznej imprez organizowanych w siedzibie GCK i poza nią;
2) przygotowywanie widowni i sceny na potrzeby odbywających się imprez;
3) dozór i opieka nad budynkiem GCK wraz z otoczeniem;
4) obsługa monitoringu obiektu GCK.
 
18. Do zadań Pracownika punktu gastronomicznego należy w szczególności:
1) bezpośrednia obsługa klienta, w tym sprzedaż oraz przygotowywanie posiłków;
2) planowanie zaopatrzenia punktu gastronomicznego;
3) zamawianie produktów u dostawców;
4) obsługa systemów informatycznych związanych z działalnością punktu gastronomicznego;
5) prowadzenie gospodarki magazynowej.
 
19. Szczegółowe obowiązki służbowe poszczególnych pracowników Gdyńskiego Centrum Kultury określają indywidualne zakresy czynności.
 
20. Integralną częścią niniejszego regulaminu jest Schemat Organizacyjny Gdyńskiego Centrum Kultury stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
 
§ 6
Przepisy końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom.
2. Traci moc poprzedni regulamin organizacyjny CKG wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Centrum Kultury w Gdyni nr 11/2015 z dnia 15 grudnia 2015 r. 
3. Zmiana Regulaminu może nastąpić w trybie właściwym dla jego ustalenia.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Jarosław Wojciechowski
Wprowadził informację: Anna Żukowska
Ostatnio zmodyfikował: Anna Żukowska
Data wytworzenia informacji: 10.04.2020
Data udostępnienia informacji: 16.04.2021
Ostatnia aktualizacja: 22.10.2021
Data aktualizacji Czynność Osoba
22.10.2021 11:44 Aktualizacja treści Anna Żukowska
22.10.2021 11:43 Aktualizacja treści Anna Żukowska
16.04.2021 18:13 Aktualizacja treści Anna Żukowska
16.04.2021 18:12 Aktualizacja treści Anna Żukowska