Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM KULTURY W GDYNI
 
§ 1
Postanowienia ogólne
 
Regulamin organizacyjny Centrum Kultury w Gdyni określa organizację wewnętrzną oraz zasady funkcjonowania Centrum Kultury w Gdyni, zwanym dalej CKG.
 
§ 2
Zakres i podstawy działania Centrum 
 
1. CKG jest samorządową instytucją kultury wpisaną z dniem 3 stycznia 1994 roku do Rejestru Instytucji Kultury Gminy Gdynia pod numerem III i posiada osobowość prawną. 
2. Celem działania Centrum jest upowszechnianie kultury oraz wielokierunkowa, otwarta działalność w zakresie edukacji kulturalnej, w szczególności: 
1) upowszechnianie i popularyzowanie kultury poprzez prowadzenie różnorodnych form działalności; 
2) stwarzanie warunków do prowadzenia działalności twórczej.
3. CKG działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr XII/239/15 Rady Miasta Gdyni z dnia 23 września 2015 r. (Dz. Urz. Woj. Pomorskiego z dnia 16 października 2015 roku, poz. 3158).
 
§ 3
Kierownictwo Centrum Kultury w Gdyni
 
1. CKG zarządza dyrektor, który kieruje całokształtem działalności Centrum i jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników. Dyrektor wykonuje zadania wynikające z kompetencji kierownika zakładu pracy. 
2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) dyrektorem Gdyńskiego Centrum Filmowego (GCF) - zastępcą dyrektora;
2) kierownikiem biura dyrektora;
3) kierownikiem działu imprez;
4) głównym księgowym;
5) redaktorem naczelnym;
6) radcą prawnym i specjalistą ds. zamówień publicznych.
3. Do zadań dyrektora należą wszystkie sprawy związane z działalnością CKG, a w szczególności:
1) kierowanie, koordynowanie i zarządzanie całokształtem pracy CKG w celu realizacji zadań   statutowych;
2) nadzór nad sprawami finansowymi i prawidłową realizacją wydatków;
3) nawiązywanie współpracy z innymi placówkami w kraju i zagranicą;
4) zabezpieczenie wykonania zadań i wytycznych organu założycielskiego;
5) reprezentowanie CKG na zewnątrz;
6) wykonywanie w stosunku do pracowników wszelkich czynności z zakresu prawa pracy.
4. Dyrektor wydaje zarządzenia, pisma okólne i decyzje związane z działalnością CKG.
5. Dyrektor podpisuje pisma i dokumenty wychodzące na zewnątrz związane z działalnością CKG. 
6. Dokumenty przedstawione do podpisu Dyrektora, powinny być uprzednio parafowane przez bezpośredniego przełożonego pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentu, a w przypadku pracowników bezpośrednio podlegających dyrektorowi - przez pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentu. 
7. W czasie nieobecności Dyrektora dokumenty, o których mowa w ust. 5 i 6 podpisuje dyrektor GCF.
8. Umowy oraz dokumenty, które rodzą zobowiązania finansowe, powinny być parafowane przed podpisaniem przez głównego księgowego.
 
§ 4
Struktura organizacyjna Centrum Kultury w Gdyni
 
1. Do zadań wspólnych dyrektorów i kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych należy:
1) organizowanie i planowanie pracy podległej komórki organizacyjnej;
2) opracowywanie projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy podległych pracowników;
3) udzielanie podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań;
4) wydawanie poleceń i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników;
5) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi;
6) sporządzanie wniosków o awanse, nagrody oraz kary pracownicze.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek:
1) zapewnienia przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, przepisów bhp i ppoż., oraz przestrzegania tajemnicy służbowej w kierowanej komórce organizacyjnej;
2) organizowania pracy komórki;
3) prowadzenia kontroli nad działalnością kierowanej komórki oraz prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów z zakresu jej działalności.
 
3. Strukturę organizacyjną Centrum tworzą:
 
1) Dyrektor 
2) Dyrektor GCF - zastępca dyrektora CKG
3) Główny księgowy
4) Kierownik Biura Dyrektora 
5) Kierownik Działu Imprez
6) Redaktor naczelny
7) Radca prawny i specjalista ds. zamówień publicznych
8) Kierownik administracyjno - techniczny GCF
9) Kierownik Kina
10) Koordynator ds. programowych GCF
11) Koordynator Sceny SAM
12) Główny specjalista ds. informacji i komunikacji
13) Główny kinooperator
14) Księgowy
15) Referent ds. księgowości 
16) Referent
17) Specjalista ds. administracji i techniki scenicznej
18) Specjalista ds. imprez
19) Specjalista ds. informacji i komunikacji
20) Pracownik gospodarczy
21) Pracownik techniczny
22) Kasjer kin
 
§ 5
Podział zadań pomiędzy pracowników Centrum Kultury w Gdyni
 
1. Do zadań Dyrektora GCF należy kierowanie i nadzór nad działalnością GCF, a w szczególności:
1) kierowanie, koordynowanie i zarządzanie całokształtem pracy GCF w celu realizacji zadań statutowych;
2) nadzór nad prawidłową realizacją planu finansowego CKG w zakresie dotyczącym GCF;
3) nawiązywanie współpracy z innymi placówkami w kraju i zagranicą w zakresie działania GCF;
4) zabezpieczenie wykonania zadań i wytycznych organu prowadzącego;
5) reprezentowanie CKG w zakresie działania GCF na zewnątrz;
6) nadzór nad pracownikami Gdyńskiego Centrum Filmowego: kierownikiem administracyjno-technicznym, kierownikiem kina, koordynatorem ds. programowych, głównym kinooperatorem oraz kasjerem kina.
 
2. Główny księgowy odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową oraz realizację budżetu Centrum i przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w CKG. Do jego zadań należy w szczególności: 
1) prowadzenie rachunkowości jednostki;
2) opracowywanie planów finansowych;
3) prowadzenie księgowości i sprawozdawczości finansowej;
4) obsługa finansowa inwestycji i remontów;
5) obsługa zakupów inwestycyjnych oraz środków przyznanych na realizację zadań specjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi;
6) kontrola wewnętrzna CKG;
7) nadzór nad działalnością finansowo-księgową;
8)  nadzór nad pracownikami: księgowym, referentem ds. księgowości oraz referentem.
 
3. Do zadań Kierownika biura dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z organizacją biura dyrektora, a w szczególności:
1) obsługa punktu kancelaryjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2) koordynacja prac administracyjnych, związanych z działalnością CKG;
3) nadzór nad pracownikami: gł. specjalistą ds. informacji i komunikacji, specjalistą ds. administracji i techniki scenicznej oraz pracownikiem technicznym;
4) przyjmowanie wniosków i skarg;
5) prowadzenie spraw kadrowych w CKG.
 
4. Do zadań Kierownika działu imprez należy nadzór nad sprawami związanymi z organizacją imprez realizowanych przy udziale CKG, a w szczególności:
1) opracowywanie propozycji programowych działalności CKG;
2) sporządzanie planów pracy działu organizacji imprez i nadzór nad ich wykonaniem;
3) stała współpraca z Wydziałem Kultury Urzędu Miasta Gdyni; 
4) współpraca przy organizacji imprez miejskich;
5) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania działalności CKG;
6) akceptowanie planów marketingowych i promocyjnych;
7) nadzór nad pracownikami: koordynatorem Sceny SAM, specjalistami ds. imprez i pracownikiem gospodarczym.
 
5. Do zadań Redaktora naczelnego należy prowadzenie spraw związanych z wydawaniem czasopisma, a w szczególności:
1) przygotowanie, opracowanie i kierowanie do druku kolejnych numerów pisma oraz dbałość o jego należyty kształt merytoryczny;
2) reprezentowanie redakcji pisma na zewnątrz;
3) nawiązywanie współpracy z innymi podmiotami.
 
6. Do zadań Radcy prawny i specjalisty ds. zamówień publicznych należy świadczenie pomocy prawnej  w CKG zgodnie z ustawą o radcach prawnych, a w szczególności:
1) udzielanie porad oraz konsultacji prawnych w zakresie działania CKG;
2) opiniowanie projektów umów;
3) parafowanie umów kluczowych;
4) sporządzanie opinii prawnych na piśmie;
5) opracowywanie wewnętrznych regulacji prawnych CKG;
6) wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa zamówień publicznych.
 
7. Do zadań Kierownika administracyjno - technicznego należy nadzór nad  prawidłowym funkcjonowaniem obiektu GCF, a w szczególności:
1) sporządzanie planów pracy działu administracyjnego i nadzór nad ich wykonaniem;
2) współpraca z koordynatorem ds. programowych w zakresie realizacji zadań technicznych związanych z realizacją programu;
3) kontrola rozliczeń związanych z eksploatacją obiektu GCF;
4) nadzór nad ochroną i sprzątaniem obiektu GCF.
 
8. Do zadań Kierownika kina należy koordynowanie pracy sal kinowych, a w szczególności:
1) współpraca z koordynatorem ds. programowych w zakresie repertuaru kina;
2) sporządzanie raportów tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych, rocznych z frekwencji i przychodów kina;
3) współpraca z dystrybutorami oraz zarządzającymi prawami autorskimi w zakresie rozliczeń licencji;
4) nadzór nad pracownikami: kinooperatorem, kasjerem oraz osobami współpracującymi przy obsłudze kina;
5) nadzór i współpraca przy obiegu kopii filmowych oraz realizacja innych zobowiązań kina wobec podmiotów zewnętrznych.
 
9. Do zadań Koordynatora ds. programowych należy nadzór nad realizowanymi imprezami w budynku GCF i na przyległym terenie, a w szczególności:
1) sporządzanie okresowych planów programowych GCF oraz ich realizacja;
2) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przy udziale GCF;
3) obsługa merytoryczna Gdyńskiego Funduszu Filmowego;
4) koordynowanie wynajmu pomieszczeń w siedzibie GCF podmiotom zewnętrznym.
 
10.  Do zadań Koordynatora Sceny SAM należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Sceny SAM, a w szczególności:
1) sporządzanie rocznych planów repertuarowych;
2) nadzór nad produkcją spektakli, koncertów organizowanych przez CKG;
3) wykonywanie czynności związanych z impresariatem;
4) konsultowanie i akceptowanie planów marketingowych i promocyjnych;
5) obsługa administracyjno-merytoryczna realizowanych przedsięwzięć kulturalnych;
6) sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych imprez w cyklu miesięcznym, kwartalnym i rocznym, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów, wpływów i frekwencji.
 
11. Do zadań Głównego specjalisty ds. informacji i komunikacji należy nadzór nad działalnością  CultureBox, a w szczególności:
1) tworzenie informacji na temat gdyńskich instytucji kultury i wydarzeń kulturalnych przez nie   proponowanych oraz redagowanie tekstów;
2) pozyskiwanie oraz redagowanie informacji dot. wydarzeń kulturalnych organizowanych przez CKG i GCF;
3) współpraca z podmiotami zewnętrznymi odpowiedzialnymi za politykę promocyjną CKG;
4) nadzór nad pracownikami CultureBox;
5) sprzedaż biletów, książek i wydawnictw związanych z Gdynią.
 
12. Do zadań Głównego kinooperatora należy w szczególności:
1) wyświetlanie filmów zgodnie z repertuarem kina;
2) wykonywanie prac technicznych związanych z realizacją imprez odbywających się w kinie;
3) kontrola stanu technicznego oraz drobne prace konserwacyjne wyposażenia kina. 
 
13. Do zadań Księgowego należy w szczególności:
1) prowadzenie i rozliczanie kasy CKG;
2) aktywny udział w sporządzaniu sprawozdań finansowych;
3) dekretowanie i księgowanie dokumentów;
4) wykonywanie czynności księgowych z zakresu płac;
5) wpisywanie do systemu informatycznego banku przelewów bankowych CKG.
 
14. Do zadań Referenta ds. księgowości należy w szczególności:
1) prowadzenie rejestru zamówień publicznych i wydatków strukturalnych;
2) ewidencja dokumentów kasowych;
3) weryfikacja raportów sprzedaży biletów;
4) sporządzanie rejestru VAT;
5) rozliczanie PIT-ów.
 
15. Do zadań Referenta należy w szczególności:
1) rozliczanie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowane przez CKG w siedzibie instytucji jak i poza nią;
2) przygotowywanie na piśmie umów z wykonawcami, dostawcami, usługodawcami, autorami oraz innymi podmiotami współpracującymi z CKG;
3) weryfikacja dokumentów pod względem zgodności z instrukcją obiegu dokumentów w CKG.
 
16.  Do zadań Specjalisty ds. administracji i techniki scenicznej należy w szczególności:
1) pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji;
2) wykonywanie czynności administratora nieruchomości CKG;
3) obsługa techniczna uroczystości miejskich i państwowych oraz nadzór merytoryczny nad ich przebiegiem;
4) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przy udziale CKG;
5) koordynowanie wynajmu pomieszczeń w siedzibie CKG podmiotom zewnętrznym;
6) sporządzanie zamówień (zleceń) u dostawców materiałów i usług.
 
17. Do zadań Specjalisty ds. imprez należy w szczególności:
1) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przez CKG;
2) współpraca merytoryczna i techniczna przy obsłudze uroczystości miejskich i państwowych;
3) współpraca z instytucjami i placówkami upowszechniania kultury;
4) koordynacja prac związanych z realizacją projektów teatralnych, muzycznych i imprez o charakterze literacko-poetyckim oraz innych.
 
18. Do zadań Specjalisty ds. informacji i komunikacji należy w szczególności:
1) udzielanie rzetelnej informacji interesantom na temat wydarzeń kulturalnych organizowanych w Gdyni;
2) tworzenie informacji na temat gdyńskich instytucji kultury i wydarzeń kulturalnych przez nie proponowanych oraz redagowanie tekstów;
3) pozyskiwanie oraz redagowanie informacji dot. wydarzeń kulturalnych organizowanych przez CKG i GCF;
4) obsługa multimediów w CultureBox w zakresie oprogramowania CMS;
5) sprzedaż biletów, książek i wydawnictw związanych z Gdynią.
 
19. Do zadań Pracownika gospodarczego należy w szczególności:
1) obsługa zaplecza scenicznego, w szczególności garderób;
2) dokonywanie bieżącej konserwacji, uzupełniania, czyszczenia, prania, prasowania kostiumów, elementów scenografii i rekwizytów;
3) pełnienie funkcji inspicjenta podczas spektakli teatralnych, koncertów, warsztatów itp. 
 
20. Do zadań Pracownika technicznego należy w szczególności:
1) pomoc przy obsłudze technicznej imprez organizowanych w siedzibie CKG i poza nią;
2) przygotowywanie widowni i sceny na potrzeby odbywających się imprez;
3) dozór i opieka nad budynkiem CKG wraz z otoczeniem;
4) obsługa monitoringu obiektu CKG.
 
21. Do zadań Kasjera kina należy w szczególności:
1) sprzedaż oraz rezerwacja biletów w kasie kina;
2) rozliczanie bieżącej sprzedaży biletów;
3) sporządzanie raportów kasowych;
4) współpraca przy sporządzaniu raportów okresowych z frekwencji w kinie;
5) przekazywanie dokumentów kasowych do działu księgowości CKG.
 
22. Szczegółowe obowiązki służbowe poszczególnych pracowników Centrum Kultury w Gdyni określają indywidualne zakresy czynności.
23. Integralną częścią niniejszego regulaminu jest Schemat Organizacyjny Centrum Kultury w Gdyni stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
 
§ 6
Przepisy końcowe
 
1. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom.
2. Traci moc poprzedni regulamin organizacyjny CKG wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Centrum Kultury w Gdyni nr 5/2014 z dnia 01.04.2014 r.                       
3. Zmiana Regulaminu może nastąpić w trybie właściwym dla jego ustalenia.
      
Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego CKG