Regulamin telefonicznej oraz internetowej rezerwacji wizyty w Urzędzie Miasta Gdyni

Na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, w związku z ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych Prezydent Miasta Gdyni wprowadził czasowe ograniczenia w dostępie interesantów do budynków Urzędu oraz podległych jednostek.
 
1.    Do budynków Urzędu Miasta będą wpuszczane wyłącznie osoby załatwiające sprawy wymagające osobistego stawiennictwa.  Konieczne będzie wcześniejsze telefoniczne lub internetowe ustalenie terminu wizyty.

2.    Telefoniczna rezerwacja wizyty w Urzędzie Miasta Gdyni możliwa jest poprzez kontakt pod numerem 58 626 26 26
 
3.    Rezerwacja uzależniona jest od dostępności wolnych miejsc.

4.    Podczas rejestracji telefonicznej interesant podaje swoje imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Podanie numeru telefonu oraz adresu e-mail jest dobrowolne, jednak niezbędne w przypadku konieczności poinformowania o zmianie terminu wizyty.

5.    Podczas rezerwacji telefonicznej interesant zostaje umówiony na konkretny dzień i godzinę. Jeśli mieszkaniec nie posiada adresu e-mail, urzędnik podyktuje mu numer rezerwacji oraz pozostałe niezbędne informacje. Jeśli interesant poda adres e-mail to na wskazany adres, otrzyma potwierdzenie z numerem rezerwacji, stanowiskiem, datą oraz godziną zarezerwowanej wizyty.

6.    Od 08.06.2020 roku dla posiadaczy ważnej Karty Mieszkańca zostanie udostępniony dedykowany formularz rezerwacji internetowej dostępny pod adresem https://www.gdynia.pl/konto.

7.    W celu zarezerwowania terminu wizyty przez https://www.gdynia.pl/konto należy zalogować się do systemu, kliknąć w zakładkę „Zarezerwuj wizytę”, a następnie w kalendarzu wybrać dzień, wolną godzinę, zaakceptować regulamin usługi i kliknąć przycisk „Zarezerwuj”.

8.    Dane osobowe mieszkańca tzn. jego imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail zaczytywane będą bezpośrednio z systemu karty mieszkańca.

9.    Po wykonaniu rezerwacji system wygeneruje oraz wyśle wiadomość e-mail zawierającą informację o wstępnej rezerwacji, oraz link potwierdzający rezerwację. Link ten będzie ważny przez 60 minut od momentu wysłania żądania rezerwacji wizyty. Niepotwierdzenie rezerwacji wizyty w ciągu 60 minut skutkować będzie anulowaniem wstępnej rezerwacji.

10.    Po potwierdzeniu rezerwacji na adres e-mail przypisany do Karty Mieszkańca zostanie wysłane potwierdzenie z numerem rezerwacji, stanowiskiem obsługi, do którego należy się zgłosić, datą oraz godziną zarezerwowanej wizyty.

11. Od godziny 10:00 w dniu 26 czerwca na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zostanie udostępniony dedykowany formularz rezerwacji internetowej dostępny pod adresem www.gdynia.pl/bip/rezerwacje.

12. W celu zarezerwowania terminu wizyty przez www.gdynia.pl/bip/rezerwacje należy wybrać sprawę w kalendarzu wybrać dzień, wolną godzinę, wpisać imię nazwisko, adres email oraz opcjonalnie numer telefonu oraz zaakceptować regulamin usługi i kliknąć przycisk „Rezerwuj Termin ”.

13. Po wykonaniu rezerwacji system wygeneruje oraz wyśle wiadomość e-mail zawierającą informację o wstępnej rezerwacji, oraz link potwierdzający rezerwację. Link ten będzie ważny przez 60 minut od momentu wysłania żądania rezerwacji wizyty. Niepotwierdzenie rezerwacji wizyty w ciągu 60 minut skutkować będzie anulowaniem wstępnej rezerwacji.

14.    Należy pamiętać, by przed umówioną wizytą mieć przygotowane wszystkie potrzebne dokumenty. Szczegółowy opis procedur w ramach konkretnych usług świadczonych przez Urząd znajduje się na stronie BIP Urzędu Miasta Gdyni oraz w formularzu rezerwacji internetowej.

15.    Godzina rezerwacji wizyty jest określona orientacyjnie. Rozpoczęcie obsługi może ulec nieznacznym zmianom, w zależności od zakończenia obsługi poprzedniego klienta.

16.    W wyznaczonym terminie należy przybyć punktualnie do Urzędu. Przybycie po wyznaczonej godzinie będzie skutkować automatycznym anulowaniem rezerwacji.

17.    Rezerwacja wizyty dotyczy wyłącznie osoby, na której dane osobowe wystawiono rezerwację. Niedopuszczalne są wszelkie formy zamiany rezerwacji z inną osobą, czy odstępowanie rezerwacji innej osobie.

18.    W przypadku rezygnacji z wizyty po wcześniejszym umówieniu terminu wizyty prosimy o odwołanie rezerwacji, najpóźniej w dniu poprzedzającym umówioną wizytę, dzwoniąc pod numer, pod którym odbywa się rejestracja telefoniczna lub kliknąć w link anulowania wizyty przesłany w wiadomości e-mail.

19.    Podane przez telefon dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w systemie rezerwacyjnym do dnia zaplanowanej wizyty, po czym zostaną usunięte. Dane te będą wpisane do elektronicznego systemu rezerwacyjnego, wobec czego zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO, informujemy, że:

  • Administratorem danych osobowych [ADO] przetwarzanych w ramach niniejszego systemu rezerwacyjnego jest Prezydent Miasta Gdyni, z siedzibą w Gdyni przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 a obowiązki administratora w zakresie jego obsługi wykonuje Gdyńskie Centrum Kontaktu. Można się z nami kontaktować w następujący sposób:
  • telefonicznie: +48 58 626 26 26
  • listownie: al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia
  • za pośrednictwem poczty elektronicznej: kontakt@gdynia.pl
  • Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym kontakt jest możliwy poprzez e-mail: iod@gdynia.pl lub adres pocztowy: al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia.
  • Podane telefonicznie dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu zaplanowania wizyty i konieczności załatwienia sprawy w Urzędzie, który wykonuje zadania na niego nałożone przepisami ustawy o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym i ustaw szczególnych.
  • Podane telefonicznie dane osobowe będą przechowywane w elektronicznym systemie rezerwacyjnym do dnia umówionej wizyty, a następnie automatycznie kasowane. Nie będziemy ich też przetwarzać w żadnym innym celu niezwiązanym z zaplanowaną wizytą w Urzędzie.
  • Zapisane w systemie dane mogą być udostępnione zewnętrznej firmie, z którą Urząd podpisał umowę na dostarczenie i serwis Portalu do obsługi Karty Mieszkańca, a także – dla zapewnienia bezpieczeństwa zgodnego z RODO - umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
20.    Miasta Gdyni jednocześnie informuje, że ze względu na dynamicznie zmieniającą się sytuację prawną związaną z pandemią koronawirusa, zapisy niniejszego regulaminu mogą ulec zmianie.
 
UWAGA! Prosimy by do Urzędu, przychodziła wyłącznie osoba załatwiająca sprawę. Prosimy o nieprzychodzenie z dziećmi!

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Rafał Klajnert
Wprowadził informację: Michał Kowalski
Ostatnio zmodyfikował: Jan Kowalski
Data wytworzenia informacji: 28.05.2020
Data udostępnienia informacji: 28.05.2020
Ostatnia aktualizacja: 30.09.2020
Data aktualizacji Czynność Osoba
30.09.2020 15:16 Aktualizacja treści Jan Kowalski
30.09.2020 13:10 Aktualizacja treści Jan Kowalski
30.09.2020 13:10 Aktualizacja treści Jan Kowalski
10.07.2020 10:02 Korekta Michał Kowalski
25.06.2020 20:44 Aktualizacja treści Michał Kowalski
17.06.2020 15:36 Korekta Michał Kowalski
17.06.2020 15:33 Aktualizacja treści Michał Kowalski
08.06.2020 16:06 Korekta Michał Kowalski
05.06.2020 08:12 Korekta Michał Kowalski
03.06.2020 16:13 Aktualizacja treści Piotr Wiśniewski
03.06.2020 16:11 Aktualizacja treści Piotr Wiśniewski
28.05.2020 12:51 Korekta Piotr Wiśniewski
28.05.2020 12:41 Aktualizacja treści Jan Kowalski