Regulamin telefonicznej oraz internetowej rezerwacji wizyty w Urzędzie Miasta Gdyni

Na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, w związku z ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych Prezydent Miasta Gdyni wprowadził czasowe ograniczenia w dostępie interesantów do budynków Urzędu oraz podległych jednostek.
 
1.    Do budynków Urzędu Miasta będą wpuszczane wyłącznie osoby załatwiające sprawy wymagające osobistego stawiennictwa.  Konieczne będzie wcześniejsze telefoniczne lub internetowe ustalenie terminu wizyty.

2.    Telefoniczna rezerwacja wizyty w Urzędzie Miasta Gdyni możliwa jest poprzez kontakt pod numerem 58 626 26 26
 
3.    Rezerwacja uzależniona jest od dostępności wolnych miejsc.

4.    Podczas rejestracji telefonicznej interesant podaje swoje imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Podanie numeru telefonu oraz adresu e-mail jest dobrowolne, jednak niezbędne w przypadku konieczności poinformowania o zmianie terminu wizyty.

5.    Podczas rezerwacji telefonicznej interesant w przypadku dostępnych wolnych miejsc zostaje umówiony na konkretny dzień i godzinę. Jeśli mieszkaniec nie posiada adresu e-mail, urzędnik podyktuje mu numer rezerwacji oraz pozostałe niezbędne informacje. Jeśli interesant poda adres e-mail to na wskazany adres, otrzyma potwierdzenie z numerem rezerwacji, stanowiskiem, datą oraz godziną zarezerwowanej wizyty.

6.    Od 08.06.2020 roku dla posiadaczy ważnej Karty Mieszkańca dostępny jest dedykowany formularz rezerwacji dostępny pod adresem https://www.gdynia.pl/konto lub poprzez aplikację mobilną gdynia.pl dla urządzeń z systemem android.

7.    W celu zarezerwowania terminu wizyty przez https://www.gdynia.pl/konto należy zalogować się do systemu, kliknąć w zakładkę „Zarezerwuj wizytę”, a następnie w kalendarzu wybrać dzień, wolną godzinę, zaakceptować regulamin usługi i kliknąć przycisk „Zarezerwuj”.

8. W celu zarezerwowania terminu wizyty poprzez aplikację mobilną, należy zalogować się do systemu, kliknąć w menu w zakładkę „Rezerwacja wizyt”, wybrać kolejkę, a następnie w kalendarzu wybrać dzień, wolną godzinę, zaakceptować regulamin usługi i kliknąć przycisk „Rezerwuj”.

9.    Dane osobowe mieszkańca tzn. jego imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail zaczytywane będą bezpośrednio z systemu karty mieszkańca.

10.    Po wykonaniu rezerwacji na adres e-mail przypisany do Karty Mieszkańca system wygeneruje oraz wyśle wiadomość e-mail zawierającą  potwierdzenie z numerem rezerwacji, stanowiskiem obsługi, do którego należy się zgłosić, datą oraz godziną zarezerwowanej wizyty.

11. Od godziny 10:00 w dniu 26 czerwca na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Gdyni został udostępniony dedykowany formularz rezerwacji internetowej dostępny pod adresem www.gdynia.pl/bip/rezerwacje.

12. W celu zarezerwowania terminu wizyty przez www.gdynia.pl/bip/rezerwacje należy wybrać sprawę w kalendarzu wybrać dzień, wolną godzinę, wpisać imię nazwisko, adres email lub numer telefonu oraz zaakceptować regulamin usługi i kliknąć przycisk „Rezerwuj Termin ”.

13. Interesant, który podczas rezerwacji wizyty podał numer telefonu, otrzymuje w formie SMS kod PIN, który należy wpisać w ciągu 230 sekund, celem zakończenia procedury rezerwacji terminu. Po wpisaniu kodu rezerwacja zostanie potwierdzona, a interesant otrzyma w formie SMS powiadomienie potwierdzające dokonanie rezerwacji zawierające datę wizyty, stanowisko i numer rezerwacji.

14. Interesant, który podczas rezerwacji wizyty podał adres email otrzymuje wiadomość e-mail zawierającą informację o wstępnej rezerwacji, oraz link do potwierdzenia rezerwacji. Link ten będzie ważny przez 60 minut od momentu wysłania żądania rezerwacji wizyty. Niepotwierdzenie rezerwacji wizyty w ciągu 60 minut skutkować będzie anulowaniem wstępnej rezerwacji.

15.    Należy pamiętać, by przed umówioną wizytą mieć przygotowane wszystkie potrzebne dokumenty. Szczegółowy opis procedur w ramach konkretnych usług świadczonych przez Urząd znajduje się na stronie BIP Urzędu Miasta Gdyni oraz w formularzu rezerwacji internetowej.

16.    Godzina rezerwacji wizyty jest określona orientacyjnie. Rozpoczęcie obsługi może ulec nieznacznym zmianom, w zależności od zakończenia obsługi poprzedniego klienta.

17.    W wyznaczonym terminie należy przybyć punktualnie do Urzędu. Przybycie po wyznaczonej godzinie będzie skutkować automatycznym anulowaniem rezerwacji.

18.    Rezerwacja wizyty dotyczy wyłącznie osoby, na której dane osobowe wystawiono rezerwację. Niedopuszczalne są wszelkie formy zamiany rezerwacji z inną osobą, czy odstępowanie rezerwacji innej osobie.

19. W przypadku wielokrotnej rezerwacji wizyty do tej samej kolejki, na podstawie tych samych danych, operator systemu ma prawo anulować dodatkowe rezerwacje pozostawiając tylko pierwszą rezerwację w danym dniu. O anulowaniu rezerwacji operator systemu powiadamia interesanta poprzez kontakt telefoniczny lub wysłanie wiadomości SMS na numer podany podczas rezerwacji wizyty.

20.    W przypadku rezygnacji z wizyty po wcześniejszym umówieniu terminu ,prosimy o odwołanie rezerwacji najpóźniej w dniu poprzedzającym umówioną wizytę, dzwoniąc pod numer, pod którym odbywa się rejestracja telefoniczna lub kliknąć w link anulowania wizyty przesłany w wiadomości e-mail.

21.    Podane przez telefon oraz w elektronicznych systemach rezerwacji dane osobowe będą przetwarzane w elektronicznym systemie rezerwacyjnym, wobec czego zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO, informujemy, że:

-      Administratorem danych osobowych [ADO] przetwarzanych w ramach niniejszego systemu rezerwacyjnego jest Prezydent Miasta Gdyni, z siedzibą w Gdyni przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 a obowiązki administratora w zakresie jego obsługi wykonuje Gdyńskie Centrum Kontaktu. Można się z nami kontaktować w następujący sposób:

o        telefonicznie: +48 58 626 26 26
o        listownie: al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia
o        za pośrednictwem poczty elektronicznej: kontakt@gdynia.pl

-      Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym kontakt jest możliwy poprzez e-mail: iod@gdynia.pl lub adres pocztowy: al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia.
-      Podane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu zaplanowania wizyty i konieczności załatwienia sprawy w Urzędzie, który wykonuje zadania na niego nałożone przepisami ustawy o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym i ustaw szczególnych.
-      Podane dane osobowe będą przechowywane w elektronicznym systemie rezerwacyjnym do dnia umówionej wizyty, a następnie automatycznie kasowane. Nie będziemy ich też przetwarzać w żadnym innym celu niezwiązanym z zaplanowaną wizytą w Urzędzie.
-      Zapisane w systemie dane mogą być udostępnione zewnętrznej firmie, z którą Urząd podpisał umowę na dostarczenie i serwis Portalu do obsługi Karty Mieszkańca, a także – dla zapewnienia bezpieczeństwa zgodnego z RODO - umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
-      Zgodnie z przepisami RODO osoba korzystająca z systemu rezerwacyjnego ma prawo dostępu do swoich danych oraz do ich sprostowania, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania niektórych swoich danych lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, gdy będzie przekonana, że przetwarzamy powierzone dane niezgodnie z RODO;
-      Podanie danych osobowych (imię, nazwisko, nr telefonu i/lub adres e-mail) jest dobrowolne, ale niezbędnie dla zarezerwowania wizyty w Urzędzie. Konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości rezerwacji wizyty.

22.    Urząd Miasta Gdyni jednocześnie informuje, że ze względu na dynamicznie zmieniającą się sytuację prawną związaną z pandemią koronawirusa, zapisy niniejszego regulaminu mogą ulec zmianie.
 
UWAGA! Prosimy by do Urzędu, przychodziła wyłącznie osoba załatwiająca sprawę. Prosimy o nieprzychodzenie z dziećmi!

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Rafał Klajnert
Wprowadził informację: Michał Kowalski
Ostatnio zmodyfikował: Michał Kowalski
Data wytworzenia informacji: 28.05.2020
Data udostępnienia informacji: 28.05.2020
Ostatnia aktualizacja: 03.11.2020
Data aktualizacji Czynność Osoba
03.11.2020 12:39 Aktualizacja treści Michał Kowalski
30.09.2020 15:16 Aktualizacja treści Jan Kowalski
30.09.2020 13:10 Aktualizacja treści Jan Kowalski
30.09.2020 13:10 Aktualizacja treści Jan Kowalski
10.07.2020 10:02 Korekta Michał Kowalski
25.06.2020 20:44 Aktualizacja treści Michał Kowalski
17.06.2020 15:36 Korekta Michał Kowalski
17.06.2020 15:33 Aktualizacja treści Michał Kowalski
08.06.2020 16:06 Korekta Michał Kowalski
05.06.2020 08:12 Korekta Michał Kowalski
03.06.2020 16:13 Aktualizacja treści Piotr Wiśniewski
03.06.2020 16:11 Aktualizacja treści Piotr Wiśniewski
28.05.2020 12:51 Korekta Piotr Wiśniewski
28.05.2020 12:41 Aktualizacja treści Jan Kowalski