Zaproszenie do składania ofert na organizację strefy gastronomicznej podczas 22. Ogólnopolskich Spotkań Podróżników, Żeglarzy i Alpinistów

Gmina Miasta Gdyni, Wydział Komunikacji Społecznej i Informacji zaprasza do składania ofert na organizację strefy gastronomicznej podczas 22. Ogólnopolskich Spotkań Podróżników, Żeglarzy i Alpinistów w dniach 13-15 marca 2020 roku przy hali Gdynia Arena, ul. Kazimierza Górskiego 8.
 
Gmina Miasta Gdyni, Wydział Komunikacji Społecznej i Informacji ogłasza zapytanie ofertowe na wyłonienie podmiotu, któremu zostanie udostępniona powierzchnia przy hali Gdynia Arena, ul. Kazimierza Górskiego 8 w celu zorganizowania strefy gastronomicznej, 
w tym usług gastronomiczno-handlowych zwanego dalej Organizatorem.  
 
Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
 
1. Przedmiotem postępowania jest udostępnienie w dniach 13-15 marca 2020 roku powierzchni na organizację strefy gastronomicznej.
 
2. Strefa przy Gdynia Arena ma być czynna w orientacyjnych godzinach trwania imprezy:
w dniu 13.03.2020 roku w godzinach 10.00 – 21.00,
w dniu 14.03.2020 roku w godzinach 9.30 – 21.00,
w dniu 15.03.2020 roku w godzinach 9.30 – 18.00.
 
3. Udostępnienie terenu na którym zorganizowana zostanie strefa gastronomiczna odbędzie się na podstawie protokołu przekazania po uiszczeniu czynszu za udostępnienie powierzchni do budżetu Gminy Miasta Gdyni.
 
4. Osobami  uprawnionymi do kontaktu ze strony Gminy Miasta Gdyni są:
Agnieszka Krasińska – Inspektor w Referacie Promocji i PR tel. 58 668 25 36 a.krasinska@gdynia.pl
Estera Grubert – Inspektor w Referacie Promocji i PR tel. 58 668 25 35 e.grubert@gdynia.pl
 
5. Organizator jest zobowiązany do:
1) ustawienia przy Gdynia Arena co najmniej 5 food trucków o zróżnicowanym asortymencie (dania mięsne, bezmięsne,  na słodko, napoje zimne, ciepłe) - food trucki muszą wyglądać estetycznie,
2) wygrodzenia wskazanego terenu na czas jego udostępnienia przy Gdynia Arena,
3) zapewnienia dostępu do energii elektrycznej we własnym zakresie,
4) zapewnienia serwisu sprzątającego,
5) bieżącego utrzymania w czystości udostępnionej powierzchni oraz systematycznego usuwania śmieci,
6) zapewnienia odpowiedniej liczby personelu z ważnymi badaniami lekarskimi,
7) spełnienia wszelkich wymogów dot. przepisów ppoż oraz sanitarno – epidemiologicznych,
8) posiadania ubezpieczenia OC prowadzonej działalności,
9) podpisania protokołu przekazania powierzchni na prowadzenie strefy gastronomicznej.
 
6. Gmina Miasta Gdyni zastrzega sobie prawo do oznakowania strefy materiałami promocyjnymi Miasta Gdyni. Materiały zostaną dostarczone Organizatorowi przez Gminę.
 
7. Gmina Miasta Gdyni oświadcza, że na terenie imprezy jest zakaz wnoszenia oraz sprzedaży napojów alkoholowych.
 
8. Przed złożeniem oferty każdy z oferentów powinien dokonać wizji lokalnej udostępnianej powierzchni.
 
9. Z wybranym Organizatorem Gmina Miasta Gdyni zawrze umowę dzierżawy powierzchni. Projekt umowy stanowi załącznik nr 1.
 
10. Oferta i wymagane dokumenty:
1) dokładne oznaczenie Organizatora zawierające:
imię i nazwisko, adres zamieszkania, nazwę firmy, adres firmy, NIP, REGON, wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, numer telefonu,
2) wskazanie adresu poczty elektronicznej (e-mail),
3) wskazanie proponowanej kwoty netto i brutto za powierzchnię przy Gdynia Arena,
4) podanie proponowanego asortymentu,
5) podanie cen proponowanego asortymentu,
6) datę i miejsce sporządzenia oferty wraz z podpisem Organizatora lub osoby
go reprezentującej na podstawie pełnomocnictwa.
 
11. Oferty należy składać wraz z wymaganymi dokumentami w zamkniętej kopercie z dopiskiem:
„Konkurs ofert – strefa gastronomiczna”
Urząd Miasta Gdyni – Referat Promocji i PR
ul. 10 lutego 24, 81-364 Gdynia
 
12. Ofertę należy złożyć do dnia 24.01.2020 r.
 
Oferty złożone po terminie wskazanym w punkcie 12 nie zawierające wszystkich określonych w punkcie 10  dokumentów zostaną odrzucone.
 
13. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca wszelkie wymogi formalne, zawierająca jednocześnie najwyższą kwotę netto za prowadzenie strefy gastronomicznej oraz przedstawiającej różnorodny i atrakcyjny zgodny z oczekiwaniami oferowany asortyment.
 
14. Wyniki konkursu zostaną podane do publicznej wiadomości w formie informacji na  stronie internetowej gdynia.pl/bip  po podpisaniu z wybranym Organizatorem umowy.
 
15. Gmina Miasta Gdyni zastrzega sobie prawo odwołania i/lub unieważnienia konkursu ofert w każdym czasie oraz prawo nie dokonania wyboru żadnej oferty bez podania przyczyny.
W przypadku skorzystania z powyższych uprawnień, Organizatorom nie przysługują z tego tytułu wobec Gminy Miasta Gdyni żadne roszczenia.