Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób kontaktujących się z Gdyńskim Centrum Kontaktu

Wypełniając obowiązki informacyjne wynikające z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO, informujemy, że:

1.      Administratorem danych osobowych osób kontaktujących się poprzez infolinię jest Prezydent Miasta Gdyni, z siedzibą w Gdyni przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54.
 
2.      Obowiązki administratora  wykonuje Gdyńskie Centrum Kontaktu - Referat Informacji Urzędu Miasta, z którym można się kontaktować:
- telefonicznie pod numerem telefonu +48 58 626 26 26,
- listownie na adres al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia oraz
- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: kontakt@gdynia.pl
3.      Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym kontakt jest możliwy poprzez e-mail: iod@gdynia.pl lub korespondencję kierowaną na adres siedziby administratora.
 
4. Administrator przetwarza dane osobowe będące przedmiotem rozmowy telefonicznej z klientem lub podane przez klienta w wyniku skorzystania z narzędzia dedykowanego danej usłudze świadczonej drogą elektroniczną. Rozmowy z konsultantami infolinii są nagrywane, a dane w ramach udostępnionych narzędzi utrwalane, na co klient wyraża zgodę poprzez kontynuowanie rozmowy lub skorzystanie z narzędzia.
 
4. W związku z odbieraniem połączeń telefonicznych oraz nagrywaniem rozmów z konsultantami administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:
1)     zaspokajania potrzeb informacyjnych o organizacji pracy w urzędzie oraz realizowanych sprawach,
2)     zarezerwowania wizyty w urzędzie przy użyciu wybranego, dedykowanego do tego celu narzędzia, w związku z koniecznością załatwienia konkretnej sprawy,
3)     komunikowania się w sprawach związanych z zaplanowaną/anulowaną wizytą w urzędzie,
4)     wysłania wiadomości SMS w celu dokonywania płatności online ,
5) zapobiegania sytuacjom konfliktowym dotyczącym treści informacji udzielanych przez konsultantów infolinii i obrony przed roszczeniami,
6) weryfikacji jakości obsługi klientów przez konsultantów infolinii i jej udoskonalania,
7) dokumentacyjnych i dowodowych związanych z obowiązkiem zapewnienia rozliczalności realizowanych zadań i usług.

5.      Podstawą prawną przetwarzania danych odpowiednio jest:
1)     w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi - art. 6 ust. 1 lit e RODO w związku z przepisami ustawy o samorządzie gminnym, przepisami ustawy o samorządzie powiatowym oraz Regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Gdyni,
2)     w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której  stroną jest klient, - art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z Regulaminem telefonicznej i internetowej rezerwacji wizyty w Urzędzie Miasta Gdyni oraz korzystania z płatności online za dokonanie czynności urzędowych,
3)    w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
4) w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze lub zadania realizowanego w interesie publicznym odpowiednio - art. 6 ust 1 lit. c RODO lun art.6 ust 1 lit e RODO w związku z właściwymi przepisami dotyczącymi realizowanych usług i zadań, w tym w zakresie archiwizacji danych.
 
W sytuacji, gdy podczas rozmowy z konsultantem klient z własnej inicjatywy przekaże dane w szerszym zakresie niż jest do niezbędne do udzielenia informacji, to takie dane osobowe przetwarzane będą na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody – tj. art.6 ust. 1 lit. a RODO lub/i art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
 
6.      Odbiorcami danych osobowych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz firmy i podmioty, które na podstawie stosownych umów lub porozumień zawartych z administratorem przetwarzają dane osobowe na jego polecenie.

7.      Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w oparciu o otrzymane dane osobowe.
8.      Czas przechowywania nagrań rozmów telefonicznych wynosi 30 dni od dnia nagrania. Dane osobowe podane podczas rezerwacji wizyty przechowywane będą w elektronicznym systemie rezerwacyjnym przez okres 7 dni od momentu terminu umówionej wizyty, a następnie automatycznie kasowane. W związku z opłatą online za usługę, związaną z rezerwacją wizyty, dane osobowe będą przetwarzane przez okres wymagany na podstawie przepisów prawa, a następnie przechowywane zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
9.      Zgodnie z RODO osobie dzwoniącej do gdyńskiego Centrum Kontaktu przysługuje prawo:
a)      dostępu do swoich danych osobowych;
b)     prawo do sprostowania danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym;
c)      prawo żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych prawem;
d)     prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz
e)      prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2 w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
10.  Podanie danych osobowych w przypadku korzystania z infolinii w celu uzyskania informacji jest dobrowolne. Podanie danych w pozostałych przypadkach dotyczących określonej usługi jest niezbędne. Konsekwencją niepodania danych w systemie rezerwacyjnym będzie brak możliwości rezerwacji wizyty i usług po niej następujących.
 
11.  W przypadku dokonania płatności online, informację o zasadach przetwarzania danych udostępni właściciel Serwisu płatności online przed rozpoczęciem transakcji.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Piotr Wiśniewski
Wprowadził informację: Michał Kowalski
Data wytworzenia informacji: 24.01.2024
Data udostępnienia informacji: 24.01.2024