Zasady przeprowadzania konkursu "Przyjazna dzielnica"
Konkurs „Przyjazna dzielnica” skierowany jest bezpośrednio do mieszkańców poszczególnych dzielnic Miasta Gdyni. Jednocześnie stanowi on narzędzie dla rad dzielnic, które będą mogły przygotowywać i realizować projekty, wykorzystujące zasoby lokalnych partnerstw. Ideą konkursu jest stworzenie instrumentu, który wspierać będzie budowanie lokalnej społeczności w oparciu o wspólne diagnozowanie potrzeb i wspólne kreowanie potrzebnych do tego rozwiązań. Gospodarzem tego procesu będą rady dzielnic, których zadaniem jest stworzenie lokalnej sieci – partnerstwa na rzecz działań lokalnych. W skład takiego partnerstwa mogą wejść np.: rada dzielnicy, biblioteki, szkoły, samorządy uczniowskie, rady rodziców, kluby seniora, lokalne organizacje pozarządowe, parafie, spółdzielnie, MOPS, CAS, Gdyńskie Centrum Sportu, Zarząd Komunikacji Miejskiej oraz organizacje pozarządowe. Zgłoszone prawidłowo projekty podlegać będą ocenie mieszkańców dzielnic, którzy w głosowaniu dokonają ostatecznego wyboru, skutkującego sfinansowaniem z budżetu Miasta Gdyni realizacji projektów konkursowych, które w poszczególnych dzielnicach uzyskały największą liczbę głosów.
§ 1
1. Środki konkursu „Przyjazna Dzielnica” służyć mają podnoszeniu jakości życia w Gdyni poprzez realizację zadań wskazanych przez poszczególne rady dzielnic i wybieranych przez mieszkańców tychże dzielnic.
2. Na konkurs „Przyjazna Dzielnica” przeznacza się środki w łącznej wysokości 550 000 zł. Wysokość środków przypadających na każdą z dzielnic wynosi 25 000 zł. Środki te mogą w wyniku głosowania zostać przeznaczone na jeden lub kilka projektów.
3. Środki konkursu „Przyjazna Dzielnica” mogą być przeznaczone na roczne lub wieloletnie projekty dotyczące zadań gminy w zakresie: szeroko rozumianej integracji mieszkańców dzielnicy, organizacji czasu wolnego dzieci, młodzieży jak i osób dorosłych, działań kulturalnych, sportowych, podnoszenia poczucia bezpieczeństwa, a także działań na rzecz rodziny. Środki konkursu nie mogą być przeznaczone na projekty inwestycyjne i remontowe.
4. Procedura tworzenia projektów, dyskusji nad nimi oraz wyboru końcowych wniosków do zgłoszenia odbywa się na szczeblu gdyńskich rad dzielnic.
5. Warunkiem dostępowym koniecznym do złożenia pojedynczego projektu do rady dzielnicy jest przygotowanie go przez Partnerstwo.
6. Partnerstwo muszą tworzyć co najmniej dwa podmioty – rada właściwej miejscowo dzielnicy, która jest wnioskodawcą wszystkich składanych wniosków konkursowych oraz przynajmniej 1 partner, tj. podmiot lub podmioty spośród dwóch kategorii: osoby prawne działające na terenie Gdyni, jednostki organizacyjne Gminy Miasta Gdyni. Do Partnerstw mogą dodatkowo dołączać także podmioty nie posiadające osobowości prawnej, które mogą realizować zadania, ale bez możliwości uzyskiwania środków z budżetu miasta. Jeden podmiot może występować tylko w jednym Partnerstwie tworzonym na potrzeby konkursu w danej dzielnicy. Zasada ta nie dotyczy rad dzielnic będących zawsze wnioskodawcami oraz ogólnomiejskich jednostek organizacyjnych, tj. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Gdyńskie Centrum Sportu, Laboratorium Innowacji Społecznych, Centrum Aktywności Seniora, Miejska Biblioteka Publiczna oraz Zarząd Dróg i Zieleni.
§ 2
1. W celu stworzenia warunków do zawiązania Partnerstw, o których mowa w § 1 ust 5, rada dzielnicy organizuje spotkanie/spotkania dla mieszkańców i potencjalnych partnerów, dotyczące potrzeb dzielnicy w zakresie wymienionym w § 1 ust. 3. W ramach dyskusji z mieszkańcami i prac rady dzielnicy wypracowywane zostaną przedsięwzięcia potrzebne dzielnicy, wraz z ustaleniem mogących je zrealizować Partnerstw.
2. Jednocześnie mieszkańcy mogą zgłaszać swoje pomysły, na podstawie których właściwa rada dzielnicy może przygotować wspólnie z pomysłodawcą ostateczny projekt wniosku konkursowego, który po zatwierdzeniu i akceptacji rady dzielnicy może wziąć udział w głosowaniu.
3. Wzór formularza wniosku konkursowego stanowi załącznik do powyższych „Zasad przeprowadzania konkursu”.
4. Propozycje projektów mogą być również zgłaszane do rady dzielnicy przez potencjalnych Partnerów poza spotkaniami, o których mowa w ust. 1
5. Rada dzielnicy rekomenduje co najmniej 3 projekty – wnioski konkursowe, które zostaną poddane głosowaniu. Propozycję projektów do realizacji w swojej dzielnicy i mających je realizować Partnerstw w ramach konkursu „Przyjazna dzielnica” rada dzielnicy zgłasza Prezydentowi w formie wypełnionych formularzy podpisanych przez partnerów wraz z podjętą w tym celu stosowną uchwałą rady dzielnicy.
§ 3
1. Złożone przez rady dzielnic projekty podlegają ocenie formalnej i merytorycznej przez powołaną Komisję. Komisja ma za zadanie ocenić, czy w przypadku wygranej projekt będzie mógł być zrealizowany. W szczególności komisja weryfikuje spełnienie przez projekty wymogów dotyczących liczby i statusu partnerów, kwalifikowalności wydatków (wykluczenie inwestycji i remontów), wpisywanie się w zadania gminy, czytelności opisu i kompletności wypełnienia formularza, poprawności budżetu oraz jasności podziału zadań między partnerów.
2. Projekty nie spełniające wymogów formalnych lub merytorycznych są kierowane do rad dzielnic w celu uzupełnienia lub poprawienia.
3. Projekty spełniające wymogi publikowane są niezwłocznie po weryfikacji na stronie internetowej www.bo.gdynia.pl w dziale poświęconym konkursowi Przyjazna dzielnica.
§ 4
1. Głosowanie odbywa się w terminie określonym w Zarządzeniu Prezydenta, jednakowym dla wszystkich dzielnic biorących udział w konkursie i trwa nie krócej niż 14 dni.
2. Warunkiem przeprowadzenia głosowania w dzielnicy jest zgłoszenie przez radę dzielnicy i pozytywna weryfikacja przez komisję, o której mowa w § 3, min. 3 projektów, których łączna wartość jest równa co najmniej kwocie 40.000 zł.
3. W przypadku, gdy rada dzielnicy nie spełni warunku określonego w ust. 2, głosowanie nie odbywa się, zaś rada dzielnicy automatycznie traci możliwość pozyskania środków przypadających na nią w konkursie na dany rok, bez możliwości przeniesienia ich na rok kolejny.
4. Do udziału w głosowaniu na projekty zakwalifikowane do konkursu uprawnieni są wszyscy mieszkańcy Miasta Gdyni. Uprawnienie do głosowania ustala się na podstawie bazy danych osób zameldowanych w Gdyni oraz w przypadku osób nie posiadających meldunku w Gdyni, na podstawie rejestru wyborców. Osoby nie znajdujące się w bazie meldunków oraz w rejestrze wyborców mogą na podstawie złożonego w Laboratorium Innowacji Społecznych oświadczenia zostać dołączone do listy osób uprawnionych do głosowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do powyższych Zasad.
5. W przypadku mieszkańców będących cudzoziemcami nieposiadającymi numerów PESEL, głosowanie jest możliwe po złożeniu przez tę osobę oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie jej danych osobowych, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszych Zasad. Miejscem właściwym do złożenia ww. oświadczenia jest Laboratorium Innowacji Społecznych.
6. Głosowanie jest jawne. Głosujący podaje numer PESEL oraz imię matki.
7. Każdy głosujący może oddać głosy na projekty w wybranej przez siebie jednej dzielnicy Gdyni.
8. Głosowanie odbywa się elektronicznie na stronie internetowej www.bo.gdynia.pl. W celu umożliwienia głosowania osobom nie posiadającym dostępu do Internetu, tworzy się punkty głosowania w siedzibach rad dzielnic w godzinach ich urzędowania oraz w Urzędzie Miasta Gdyni w Centrum Aktywności Obywatelskiej.
9. Głosowanie w konkursie „Przyjazna dzielnica” będzie odbywać się w ramach dwóch kroków – wyboru projektów oraz określenia ich ważności.
10. Każdy mieszkaniec może poprzeć w głosowaniu maksymalnie trzy projekty z listy projektów w jednej wybranej dzielnicy Miasta Gdyni.
11. Projekty, o których mowa powyżej, głosujący szereguje w kolejności od najważniejszego do najmniej istotnego.
12. Uszeregowanie projektów według ich ważności będzie odbywać się poprzez wpisanie cyfr 1-3 przy nazwach wybranych wniosków. Wnioski najważniejsze dla głosującego zostają oznaczone cyfrą „1”, a najmniej istotne cyfrą „3”.
13. Głosujący muszą szeregować projekty w kolejności zaczynając od cyfry „1” i kończąc na cyfrze równej liczbie popartych projektów.
14. Preferencje głosującego zostaną przeliczone na punkty, jakie otrzyma każdy z projektów, według następujących zasad:
a. projekty na pierwszym miejscu (oznaczone przez głosującego cyfrą „1”) otrzymają 3 punkty,
b. projekty na drugim miejscu (oznaczone przez głosującego cyfrą „2”) otrzymają 2 punkty,
c. projekty na trzecim miejscu (oznaczone przez głosującego cyfrą „3”) otrzymają 1 punkt,
15. W sumie głosujący będzie miał do przydzielenia 6 punktów. W przypadku zagłosowania na mniejszą liczbę projektów niż trzy, część punktów znajdujących się w dyspozycji głosującego nie zostanie przydzielona.
§ 5
1. Dla każdej z dzielnic, niezwłocznie po zakończeniu głosowania komisja, o której mowa w § 3 ust. 1 sporządza protokół zawierający:
a) liczbę głosów oddanych w dzielnicy,
b) liczbę głosów, które zostały oddane na poszczególne projekty,
c) listę projektów zakwalifikowanych do realizacji wraz z kosztami.
Protokół zostanie niezwłocznie umieszczony na stronie internetowej, o której mowa w § 4 ust. 8.
2. Środki otrzymują projekty, na które zagłosowała największa liczba głosujących w danej dzielnicy i są przyznawane kolejnym projektom zgodnie z ich wyceną, aż do wyczerpania wszystkich środków przypadających na daną dzielnicę. Przyznanie środków oznacza zakwalifikowanie projektu do realizacji.
3. W przypadku projektów, które otrzymały tyle samo głosów, a kwota nie jest wystarczająca do realizacji dwóch projektów o wyborze decyduje rada dzielnicy.
§ 6
1. Wybrane w głosowaniu projekty Prezydent kieruje do realizacji, wskazując komórki organizacyjne Urzędu Miasta lub jednostki organizacyjne Miasta odpowiedzialne za ich wdrażanie.
2. Informacja o zakwalifikowanych do realizacji projektach oraz odpowiedzialnych za ich wdrażanie jednostkach będzie każdorazowo publikowana na stronie internetowej, o której mowa w § 4 ust. 8.
3. Przy udzielaniu zamówień publicznych komórki organizacyjne Urzędu Miasta są zobowiązane stosować "Instrukcję udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Gdyni"
