Zapytanie ofertowe na: dostawę edukacyjnych programów komputerowych i pomocy dydaktycznych

 
ZAPYTANIE OFERTOWE
 
Dotyczy:udzielenia zamówienia publicznego do kwoty 30 000€ zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2017r, poz. 1579 z późn. zm.) na: Dostawę edukacyjnych programów komputerowych i pomocy dydaktycznych w ramach projektów: pn. „Małe skrzydła, wysokie loty – program kompleksowego wsparcia szkół podstawowych w Gdyni” oraz „Rozwiń skrzydła – program kompleksowego wsparcia gimnazjów w Gdyni” współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego  2014-2020.
 
Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa edukacyjnych programów komputerowych i pomocy dydaktycznych w ramach projektów: pn. „Małe skrzydła, wysokie loty – program kompleksowego wsparcia szkół podstawowych w Gdyni” oraz „Rozwiń skrzydła – program kompleksowego wsparcia gimnazjów w Gdyni” współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego 
2014-2020.
 
1.    Dane Zamawiającego:
1.1.  Zamawiającym jest Gmina Miasta Gdyni, 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, reprezentowana przez Wiceprezydenta Miasta Gdyni.
1.2.  Wydział prowadzący postępowanie – Wydział Edukacji w Urzędzie Miasta Gdyni.
tel. 58  761 77 00
fax:  58 761 77 03
email: wydz.edukacji@gdynia.pl
1.3.  Postępowanie prowadzone jest do kwoty 30.000 euro.
2.    Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ oraz postanowieniach wzoru Umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do SIWZ.
3.    Zamówienie zostało podzielone na 6 części.
§       Część 1 Oprogramowanie: Dysleksja i logopedia
§       Część 2 Oprogramowanie wspierające komunikację alternatywną
§       Część 3 Oprogramowanie: Matematyka i język angielski
§       Część 4 Testy do diagnozy
§       Część 5 Urządzenia do komunikacji alternatywnej
§       Część 6 Oprogramowanie wspierające komunikację językową
4.    Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na dowolną ilość części zamówienia.
5.    Zamówienie należy zrealizować w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy.
Kody CPV:
                        39162100-6 – Pomoce dydaktyczne
                        39162100-9 – Sprzęt dydaktyczny
                        48000000-8 – Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
                 
6.Wymagania stawiane Wykonawcą:
6.1. Zamawiający wymaga aby wszystkie oprogramowania i pomoce były fabrycznie nowe, wolne od wad, kompletne, zapewniające należyte bezpieczeństwo dla użytkowników, o parametrach zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
6.2.Zaleca   się,   aby   dostarczony   asortyment   zapakowany   był   w sposób uniemożliwiający uszkodzenie  produktów  w  czasie  transportu.  Odpowiedzialność za uszkodzenia produktów w czasie transportu ponosi Wykonawca.
6.3. Wszystkie przedmioty, jeżeli tego wymagają odpowiednie przepisy prawa, muszą posiadać stosowne atesty lub certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa i dopuszczenia do obrotu handlowego oraz „jeśli dotyczy” muszą być dopuszczone do użytku w placówkach oświatowych, zawierać instrukcje obsługi w języku polskim, deklaracje zgodności CE, gwarancje i licencje niezbędne do ich prawidłowego użytkowania.
6.4.Dostarczone przedmioty muszą być wniesione do pomieszczenia wskazanego jako miejsce dostawy przez Zamawiającego.
6.5.Dostawy należy prowadzić w sposób umożliwiający działalność szkoły i zabezpieczyć przed dostępem osób niepowołanych.
6.6.Koszt dostawy należy uwzględnić w cenach jednostkowych dostarczanych produktów
i nie powinien stanowić odrębnej pozycji na fakturze/rachunku.
6.7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrotu dostarczonego asortymentu niespełniającego wymogów   jakościowych,   opisanych   w   formularzu   ofertowym.   W przypadku stwierdzenia, że dostarczone produkty:
· są uszkodzone,  posiadają wady  uniemożliwiające  używanie,  a  wady  i uszkodzenia te nie powstały z winy Zamawiającego lub,
· nie spełniają wymagań Zamawiającego określonych w załącznikach lub,
· dostarczone produkty    nie    odpowiadają przedmiotowi zamówienia pod  względem    jakości,    trwałości, funkcjonalności oraz parametrów technicznych.
Wykonawca  wymieni  je  na  nowe,  prawidłowe,  na  własny koszt  w  terminie  7  dni od zgłoszenia przez   Zamawiającego.   Wykonawca   jest   odpowiedzialny   za   całokształt zamówienia, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie, jakość, zgodność z warunkami technicznymi, jakościowymi i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
6.8.W przypadku gdy Zamawiający użył w opisie przedmiotu zamówienia normy, aprobaty, specyfikacje techniczne i systemy odniesienia należy rozumieć jako przykładowe. Zamawiający dopuszcza w każdym przypadku zastosowanie rozwiązań równoważnych opisywanym w treści zapytania ofertowego. Każdorazowo gdy wskazana jest w niniejszym zapytaniu lub załącznikach do zapytania ofertowego norma, należy przyjąć, że w odniesieniu do niej użyto sformułowania „lub równoważna”. Zamawiający dopuszcza oferowanie produktów równoważnych na zasadach określonych poniżej:
Równoważność została przez Zamawiającego wskazana w Tabeli – w kolumnie – „Nazwa” i „Opis” Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, poprzez wskazanie minimalnych lub oczekiwanych: zawartości, ilości, wymiarów, funkcjonalności, przeznaczenia.
Zamawiający za produkty równoważne, rozumie produkty o parametrach wskazanych
w kolumnie – „Nazwa” i „Opis”, które odpowiadają cechom opisanym w tej kolumnie lub są lepsze od cech wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia, lecz oznaczone są innym znakiem towarowym. W przypadku zaoferowania innych produktów, niż wyszczególnione przez Zamawiającego w kolumnie „Nazwa” i „Opis”, udowodnienie równoważności proponowanych produktów, każdorazowo spoczywa na Wykonawcy.
6.9.Dostarczony sprzęt powinien posiadać w widocznym miejscu oznaczenie (np. w formie naklejki) dotyczące współfinansowania zakupu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020, zgodne z „Podręcznikiem wnioskodawcy
i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” dostępnym na stronie internetowej: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow/.
6.10. Wykonawca udzieli na wykonaną usługę nie mniej niż 24 miesięczną gwarancję, liczoną od daty odbioru sprzętu przez Zamawiającego.
7. Miejscem dostawy są właściwe szkoły wskazane w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ:
·         Szkoła Podstawowa nr 11, ul. Wrocławska 51, 81-547 Gdynia,
·         Szkoła Podstawowa nr 31, ul. Morska 227, 81-007 Gdynia,
·         Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 6, ul. Gen. J. Hallera 9, 81-453 Gdynia,
·         Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy nr 1, ul. Płk. Dąbka 277, 81-155 Gdynia,
·         Szkoła Podstawowa nr 35, ul. Uczniowska 1, 81-647 Gdynia,
·         Zespół Szkół Specjalnych nr 17, ul. Witomińska 25/27, 81-311 Gdynia,
·         Szkoła Podstawowa nr 23, ul. Grottgera 19, 81-438 Gdynia,
·         Szkoła Podstawowa nr 43, ul. Porębskiego 21, 81-185 Gdynia,
·         Szkoła Podstawowa nr 8, ul. Orłowska 27/33, 81-522 Gdynia,
8. Oferta składa się z:
8.1.Formularza ofertowego (wzór formularza ofertowego został określony w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego).
8.2.Formularza cenowego o treści odpowiadającej załącznikowi nr 3 do zapytania ofertowego.
8.3.Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych – załącznik 4.
8.4.Dokumentu potwierdzającego zasady reprezentacji wykonawcy, o ile nie jest on dostępny w publicznych otwartych bezpłatnych elektronicznych bazach danych, których adres internetowy wykonawca wskazał w Załączniku nr 1 do SIWZ. W przypadku wskazania bazy danych, w której dokumenty są dostępne w innym języku niż polski, Zamawiający może po ich pobraniu wezwać wykonawcę do przedstawienia tłumaczenia dokumentu na język polski.
8.5.Pełnomocnictwa wskazującego, że osoba występująca w imieniu wykonawcy lub wykonawca występujący w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jest do tego upoważniona, jeżeli nie wynika to dokumentów potwierdzających zasady reprezentacji. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału bądź notarialnie potwierdzonej kopii.
8.6.Złożenie oferty oznacza akceptację wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.
8.7.Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
8.8. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy).
9. Termin związania ofertą – 30 dni od terminu składania ofert.
10. Ochrona danych osobowych
10.1.Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego
w niniejszym postępowaniu [dalej dane osobowe], jest Prezydent Miasta Gdyni, Gdynia
81-382, Al. Marszałka Piłsudskiego 52-54, umgdynia@gdynia.pl, tel.: +48 58 66 88 000.
10.2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych osobowych za pośrednictwem adresu: e-mail: iod@gdynia.pl / adres do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marsz. J. Piłsudskiego 52-54.
10.3. Dane osobowe będą przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: Dostawę urządzeń i materiałów biurowych do szkół zawodowych w Gdyni w ramach projektu pn. „Rozwój szkolnictwa zawodowego w Gdyni - budowa, przebudowa i rozbudowa infrastruktury szkół zawodowych oraz wyposażenie" prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.
10.4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) [dalej ustawa PZP].
10.5. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy, jej rozliczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń z niej wynikających, przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, jej rozliczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń z niej wynikających.
10.6. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.
10.7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
10.8. Osoby, których dane osobowe  dotyczą, posiadają:
§      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
§      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
§      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
§      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna się, że przetwarzanie danych osobowych tej osoby dotyczących narusza przepisy RODO;
10.9. Osobie, których dane osobowe dotyczą, nie przysługuje:
§      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
§      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
§      na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
11. Sposób obliczenia ceny
11.1. Cenę oferty należy podać w wartości netto i brutto.
11.2. Cenę należy określić na podstawie wypełnionego formularza cenowego stanowiącego Załącznik nr 3.
11.3. W zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego cena oferty (wynagrodzenie wykonawcy) wyrażona zostanie w złotych polskich i rozliczana będzie w złotych polskich.
11.4. Cena oferty musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane
z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia.
11.5. Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia nie ulegnie zmianie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT.
12. Kryteria oceny ofert:
12.1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert i ich wagą:
12.1.1. cena (C)                - 60 %
12.1.2. termin dostawy (T)         - 40 %
12.2.Sposób oceniania ofert:
12.2.1. w kryterium cena:
Ocena ofert dokonana zostanie zgodnie ze wzorem:
C = Cmin/Co x 60
gdzie:
Cmin – najniższa oferowana cena ofertowa
 Co – cena badanej oferty
 Maksymalnie można uzyskać 60 pkt.
12.2.2. w kryterium Termin dostawy
Termin dostawy określony przez Zamawiającego wynosi 30 dni licząc od dnia podpisania umowy i jest to termin maksymalny. Wskazanie terminu dłuższego niż 30 dni będzie przez Zamawiającego odczytywane jako złożenie oferty niezgodnej ze specyfikacją i oferta będzie podlegała odrzuceniu. Brak wskazania terminu przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym będzie rozumiane przez Zamawiającego jako wskazanie 30 dniowego terminu realizacji.
Wykonawcy mogą zaoferować krótsze terminy dostawy, co wiązać się będzie z uzyskaniem dodatkowych punktów.
W przypadku tego kryterium wykonawca otrzyma punkty wg następującego wzoru:
T = Tmin /To x 40
gdzie:
Tmin – najkrótszy oferowany termin realizacji zamówienia spośród wszystkich ofert *
To –termin zaproponowany w badanej oferty.
Maksymalnie można uzyskać 40 pkt.
Ocena kryterium „Termin dostawy” nastąpi na podstawie zadeklarowanych dni wskazanych przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym.
 
*UWAGA: termin realizacji dostawy nie może być krótszy niż 5 dni.
 
12.3.Za najkorzystniejszą w danej części zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów na podstawie ww. kryteriów wyliczoną zgodnie z poniższym wzorcem:
                P= C + T
                gdzie:
                P – ilość punktów przyznana ofercie badanej
                C – ilość punktów przyznana ofercie badanej w kryterium Cena
                T – ilość punktów przyznana ofercie badanej w kryterium Termin dostawy
12.4.Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę z niższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
12.5.Każda część zamówienia będzie oceniana oddzielnie. Wykonawca określi cenę na każdą część oddzielnie w Formularzu ofertowym.
13. Miejsce oraz termin składania ofert
13.1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: j.giez@gdynia.pl, pocztą lub dostarczona osobiście do Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Gdyni adres: Urząd Miasta Gdyni, Wydział Edukacji, 81-310 Gdynia, ul. Śląska 35-37, pok. C 100 do dnia 28.06.2018r. do godziny 11.00.
13.2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
13.3. Zamawiający może wezwać Wykonawcę w wyznaczonym terminie do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.
14.Dodatkowe informacje
Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami jest: główny specjalista w Wydziale Edukacji Urzędu Miasta Gdyni – Justyna Giez, tel. 58 761 77 23, e-mail: j.giez@gdynia.pl.
15. Załączniki
15.1.Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia
15.2.Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy
15.3.Załącznik nr 3 – Formularz cenowy
15.4.Załącznik nr 4 - Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych
10.1.Załącznik nr 5 - Wzór umowy